Prosessforbedring i praksis – hva Lean handler om

Pär Åhlström har over 30 års erfaring med forskning på Lean og er professor ved Handelshögskolan i Stockholm. Han er også forfatter av boken This is Lean – løsningen på effektivitetsparadokset (2012) sammen med Niklas Modig.

Boken har solgt i over 300.000 eksemplarer og er oversatt til cirka 20 språk – inkludert japansk, der metodikken Lean opprinnelig stammer fra. Det gjør den også til en av Sveriges mestselgende ledelsesbok.

Løsningen på effektivitetsparadokset

Åhlström har mer enn 30 års erfaring med å forske på hvordan organisasjoner forbedrer verdiskapning og utnytter ressurser effektivt. Han har holdt mange kurs og husker en leder som ikke var så interessert, men på slutten av kurset hadde han totalt skiftet innstilling når han skjønte hva Lean gikk ut på.

– En av de største misforståelsene er å tro at Lean bare handler om å være mer effektiv med færre ressurser, men det handler mer om verdiskapning, der vi ser på ulike prosesser for verdiskapning, avhengig av bransje og brukere knyttet til organisasjonen, forteller Åhlström.

I boken forklarer nettopp forfatterne hva løsningen på effektivitetsparadokset går ut på. Det er dette Åhlström kommer for å snakke om i januar 2026 på Lillehammer – på HR-konferansen for offentlig sektor. Et viktig tema for mange bedrifter i dag er: hvordan kan vi få til mer med mindre ressurser?

– Jeg kommer til å snakke om ulike måter å oppnå effektivitet, og om utnyttelse av ressurser på en måte som kan gi store økonomiske fordeler. Ulike bransjer i dag er opptatt av at ulike prosesser ikke skal ta for lang tid. Lean tilbyr en annen måte å se ting på – en «både og» tilnærming som gjør dem mer effektive.

Hva betyr effektivitet?

Hva innebærer det egentlig å være effektiv? Hva betyr effektivitet? Det utgjør en stor forskjell å forstå hva som skal til for verdiskapning, fremfor å være så opptatt av å kutte kostnader og effektivisere.

– Enten det er overfor kunder eller pasienter, så handler det om å se på hva som trenger forbedring og som skaper brukerverdi. Jeg vil også si noe om hvordan vi kan tenke omkring AI, og hvordan det vil påvirke prosessene, sier Åhlström.

Han skal også holde en workshop som blir veldig praktisk rettet, der deltagerne får kjenne på kroppen hvilken forskjell Lean kan gjøre i praksis.

– Workshopen gir det vi kaller en erfaringsbasert læring, der deltagerne får erfaring med hva som ofte går galt i prosesser, der man blir tvunget til å prioritere. Det er vanskelig å beskrive dette før du har prøvd det. Vi kommer til å ha team-øvelser som gir en rik læringsopplevelse. Dette har vi gjort mange ganger før både med HR-team, sykehus og mange ulike organisasjoner.

Lean handler mye om team

For å identifisere hva som kan gjøres bedre, må virksomheten kartlegge det som skaper hindringer for effektiv arbeidsflyt. Ofte må man starte med å se på hva som er feil, for å forbedre og rette opp i prosesser som gir mer ønsket verdi.

– Det handler også om å lære seg hva som gjør team effektive, for Lean handler mye om team. God effekt kommer av å få folk til å engasjere seg, samarbeide godt og gå i samme retning mot felles mål. AI gir også noen utfordringer, og ofte handler det om riktig opplæring og trening, sier Åhlström.

Det vil også si hvordan man lykkes med kommunikasjon og samhandling, arbeid mot felles mål og motivasjonen for å oppnå mål sammen.

Forbedring, brukerverdi og flyteffektivitet

Lean handler om flyteffektivitet, andelen av den totale tiden som faktisk er verdiskapende. Da må man forstå hva som skaper arbeidsflyt og brukerverdi.

– Lean har vært brukt mye innenfor offentlig sektor, helse og velferd, og har blitt utvidet til stadig nye bransjer. Nå er det også populært innenfor AI og ulike konkurransedrevne industrier. Alle typer organisasjoner kan ha nytte av å anvende Lean-metodikk. Det er veldig fint når hele avdelinger og organisasjoner bruker dette til transformasjon, avslutter Åhlström.