Virksomheten må fungere, også når forutsetningene endrer seg

De fleste virksomheter har planer for hva de skal gjøre når noe uventet skjer. Men en beredskapsplan er ikke det samme som evnen til å opprettholde driften. Og det er nettopp dette virksomhetskontinuitet handler om.   

– Virksomhetskontinuitet handler om virksomhetens evne til å opprettholde kritiske funksjoner når rammebetingelsene endrer seg, uforutsette hendelser inntreffer og i verste fall krise og krig. Det krever mer enn gode planer. Det krever en organisasjon som er forberedt, medarbeidere med nødvendig kompetanse, robuste samarbeidsstrukturer og ledere som kan prioritere og koordinere innsatsen når situasjonen endrer seg, sier Riana Steen, førsteamanuensis ved Universitetet i Sørøst-Norge og professor II innen samfunnssikkerhet ved Universitetet i Tromsø og organisasjon og ledelse ved BI. 

Steen forsker blant annet på resiliens, krisehåndtering og virksomhetskontinuitet. På HR Norges Beredskapsdag 8. september leder hun en workshop om hvordan virksomheter kan opprettholde kritiske funksjoner i krevende situasjoner. Noe som er virksomhetenes viktigste bidrag inn i totalforsvaret og beredskap i en krise.  

Vet dere hvem dere er avhengige av? 

– Fra et HR-perspektiv er kontinuitet også et spørsmål om mennesker, kompetanse og organisasjonens kapasitet til å håndtere endring. Har vi riktig kompetanse tilgjengelig? Er kritisk kunnskap tilstrekkelig spredt? Har vi kapasitet til å opprettholde de viktigste funksjonene? Og vet medarbeidere og ledere hvilken rolle de skal ta når det ordinære ikke lenger fungerer?  

Det gjør virksomhetskontinuitet til langt mer enn et spørsmål for dem som har beredskap eller sikkerhet i stillingstittelen. 

– Dette er et område hvor HR kan bidra direkte til virksomhetens samlede motstandsdyktighet, fortsetter Steen. 

Kompetanseutvikling, bemanning, rolleavklaringer, ledelse og arbeidsmiljø er dermed ikke bare HR-oppgaver i normalsituasjonen. De påvirker også hvor godt virksomheten fungerer når den blir satt under press. 

Menneskene skal få planene til å fungere 

Gode systemer og tydelige prosedyrer er viktige. Men når noe uventet skjer, er det mennesker som må forstå hva situasjonen krever og omsette planene til handling. 

– Mennesker er den operative kraften i beredskapen. Det er medarbeidere og ledere som skal forstå situasjonen, vurdere risiko, ta beslutninger, prioritere oppgaver, kommunisere og tilpasse seg når forutsetningene endrer seg. Derfor er det ikke tilstrekkelig at virksomheten har dokumentert hvem som skal gjøre hva. De som skal handle, må ha kompetansen, rolleforståelsen og kapasiteten som trengs, sier Steen. 

Mange virksomheter har utarbeidet beredskapsplaner, og har gode prosedyrer for kriser og krevende situasjoner.  

– En virksomhet kan ha gode systemer og tydelige prosedyrer, men effekten av disse avhenger av at menneskene som skal bruke dem, har riktig kompetanse, kjenner rollene sine og klarer å samarbeide under press. 

Og det er særlig når en situasjon ikke utarter som man har sett for seg at organisasjonen blir satt på prøve. 

– Når en situasjon utvikler seg annerledes enn planlagt, må mennesker kunne bruke faglig skjønn, dele informasjon og finne løsninger. Denne kapasiteten til å handle og tilpasse seg er en viktig del av virksomhetens samlede beredskap, sier Steen. 

Planen og virkeligheten er ikke alltid det samme 

Dette blir et sentralt tema i Steens workshop på Beredskapsdagen. Deltakerne skal blant annet arbeide med forskjellen mellom «Work as Imagined» og «Work as Done», altså forskjellen mellom hvordan virksomheten antar at arbeidet foregår, og hvordan det faktisk blir utført. 

Det skillet kan bli særlig viktig når virksomheten møter en krevende situasjon. Planer og prosedyrer bygger nødvendigvis på antakelser om tilgjengelige mennesker, teknologi, samarbeidspartnere og andre ressurser. Virkeligheten kan bli en annen. 

– Et sentralt spørsmål er hva som skjer med virksomhetens kritiske funksjoner når virkeligheten avviker fra planen. Vi skal se på hvordan innsikt fra det faktiske arbeidet kan brukes til å utfordre antakelser, identifisere sårbarheter og skape bedre grunnlag for læring og tilpasning. Det kan for eksempel handle om å oppdage at en kritisk oppgave i praksis er avhengig av én person, at en reserveprosedyre forutsetter kompetanse få har, eller at funksjoner som på papiret er adskilt, i realiteten er tett avhengige av hverandre, forklarer Steen.  

Beredskap må bygges på tvers 

Nettopp slike avhengigheter er en viktig grunn til at virksomhetskontinuitet ikke kan løses av en funksjon i virksomheten alene. På Beredskapsdagen anbefaler HR Norge derfor at deltakerne tar med kolleger på tvers av funksjoner.  

For Steen er sammenhengen mellom fagområdene sentral. 

– Strategi, ledelse, kultur, kompetanse og beredskap henger sammen. Skal virksomheten forstå hvor den er sårbar og hva som skal til for å opprettholde kritiske funksjoner, må flere deler av organisasjonen bidra. Det handler også om å forstå hvordan beslutninger ett sted i virksomheten påvirker kapasiteten et annet sted, sier hun.  

Virksomheter har kommet ulikt langt 

Steen opplever at norske virksomheter har svært ulik modenhet når det gjelder beredskap og kontinuitet. 

Erfaringene fra de siste årene har gitt mange virksomheter konkrete eksempler på hvor raskt forutsetningene kan endre seg. Blant annet under pandemien måtte virksomheter opprettholde drift, samtidig som personellkapasitet og arbeidsformer ble påvirket. Andre virksomheter har opplevd brå regulatoriske, teknologiske eller markedsmessige endringer. Fellesnevneren er at virksomheten ikke nødvendigvis kan vite hvilken krevende situasjon som oppstår neste gang. 

– Beredskap handler også om organisasjonens evne til å tilpasse seg. Vi må ha mennesker som kan bruke faglig skjønn, dele informasjon og finne løsninger når situasjonen endrer seg. 

Her kan du lese mer om beredskap: "Kan virksomheten opprettholde driften når noe uforutsett skjer"

På Beredskapsdagen 2026, 8. september i Oslo, leder Riana Steen workshopen om virksomhetskontinuitet. Deltakerne får blant annet arbeide med hvordan kompetanse, rolleforståelse, samhandling og trening kan styrke virksomhetens evne til å opprettholde kritiske funksjoner. Programmet inkluderer også innlegg og workshops om sikkerhet, ledelse, kommunikasjon, digitale trusler og mestring under press.