Hvem sørger for tilhørigheten når onboardingen er digital?

Mange virksomheter benytter digital onboarding av nyansatte. Men hva gjør dette med den nyansatte i sitt første møte med virksomheten? Føler de seg inkludert og ivaretatt på en god måte?

Det har onboardingforsker Talya Bauer ved Portland State University sett nærmere på. I en artikkel om framtidens arbeidsliv og nyansattes tilpasning peker hun på at teknologien både kan styrke og svekke sosialiseringen, alt etter hvordan den brukes. 

Mer tid til det som betyr noe 

Bauer viser til forskning som tyder på at automatisering kan frigjøre tid til samhandling og relasjonsbygging, i stedet for at alt handler om det formelle. Automatisering gjør det også lettere å tydeliggjøre roller, noe som gir den nyansatte et ryddigere inntrykk. KI kan i tillegg vurdere hvilke kurs og programmer den nyansatte trenger basert på kompetanseprofilen. 
- Det har redusert tiden brukt på onboarding, økt læringen og gjort de ansatte mer fornøyde. Denne utviklingen flytter fokuset fra «one-size-fits-all» til mer personlige og dynamiske løp, sier Bauer. 

Johannes Sundlo i Prorio AI mener det er nettopp her neste steg ligger. - Vi har allerede automatisert mye av onboardingen. Neste steg er å bruke informasjonen vi har til å gjøre starten mer relevant for hver enkelt. Men begynn med problemet: Hva trenger den nyansatte hjelp med, og hvordan vet vi om det blir bedre?

Han ser et uutnyttet potensial i informasjon virksomhetene allerede sitter på. Det som har overrasket ham mest, er hvor mye vi vet fra intervjuene om hva personen vil lære og oppnå, og hvor lite av det som blir med inn i onboardingen. Der ligger det en mulighet til å tilpasse starten, i stedet for at alle begynner med samme blanke ark. Det må selvfølgelig være tydelig for den nyansatte hvordan informasjonen brukes. 

Samtidig advarer han mot å tro at mer teknologi automatisk gir bedre onboarding. Den største misforståelsen han møter, er at automatisering og KI er det samme. En automatisk velkomstmail er ikke KI. Og å legge KI oppå en dårlig prosess gjør ikke nødvendigvis onboardingen bedre. 

Det som forsvinner i det digitale 

Bauer peker også på baksiden: Mer bruk av digitale løsninger gir færre muligheter for sosial tilknytning. Mye av det man lærer om kolleger og virksomheten, skjer i uformelle og ofte spontane møter. 

Philip Thingbø Mlonyeni er forsker på tilhørighet og teknologi. Han beskriver hvordan KI-assistenter overtar småoppgaver som tidligere var spredt utover organisasjonen. Eksempelvis har man kanskje en person man pleier å gå til når man skal dobbeltsjekke noe, men dette kan automatiseres med en KI-agent. 

De små hverdagsspørsmålene kan se ineffektive ut. Men Mlonyeni mener de har en verdi vi lett overser. Utfordringen er at sett utenfra er det vanskelig å rettferdiggjøre disse samtalene fra et forretningsperspektiv, fordi de ikke gir noen konkret gevinst. Allikevel er det god grunn til å tenke at de har en ikke-kvantifiserbar verdi.

En annen ting er at vi deler mye mer i en samtale enn ordene vi faktisk sier. 

- Vi snakker med hele kroppen, og på den måten lærer vi hverandre å kjenne, om ting ved organisasjonen som kanskje ikke blir sagt i klartekst. Det gjelder også læring. Hvis man skal lære og faktisk huske en rutine er det ofte mye bedre å snakke med noen enn å lese en veileder, sier Mlonyeni. 

- Digitale profiler og systemer kan heller ikke erstatte det å møte folk. Generelt er profiler veldig fine for å få konkret og veldefinert informasjon, for eksempel spørsmål om HMS eller de siste salgstallene, men mer fragmentert informasjon som hvem folk er og hvordan de er å jobbe med er vanskelig å finne ut før man har møtt hverandre. 

For den som er ny, er dette ekstra viktig. Nyansatte er kanskje de som er mest avhengige av andre og dermed har mest å tape.

Forskjellen mellom mennesker og maskiner er at vi mennesker på et vis går utover oss selv når vi kommuniserer. Vi sier mer enn det som er nødvendig, trekker fram irrelevante fakta, forteller anekdoter, ting som skaper store bilder. Maskiner er mer direkte, og gjør det de blir bedt om og bare det. I den grad det å gå utover seg selv er viktig for å lage verdener som vi kan ta del i, risikerer nyansatte som bare snakker med maskiner å få en veldig snever verden, så og si. 

Tilhørighet kan ikke tvinges fram 

Bauer anbefaler derfor en hybrid løsning, der teknologien legger til rette for sosialisering heller enn å ta plassen til den. Men her ligger det en felle: Det er fristende å svare med obligatoriske kaffepauser og planlagte sosiale aktiviteter. Mlonyeni minner om at det ikke er så enkelt. Viktig er det også at tilhørighet ikke er noe man kan tvinge fram. Ofte kan det nok gjøre det vanskeligere. Hvis man må snakke sammen under tvang er det ikke like enkelt å lære hverandre å kjenne.

- Oppgaven blir altså å skape rom for det spontane og ikke å planlegge det. Generøsitet og raushet, særlig blant ledere, er nok viktig i begynnelsen for å gi nyansatte tid til å venne seg til den nye hverdagen, sier Bauer. 

Lederen kan ikke automatiseres 

Bauer peker på at nyansattes mulighet til å lykkes i økende grad avhenger av evnen til å tilpasse seg digitale miljøer, og at teknologien ikke lenger bare er en kanal, men en aktiv bidragsyter i sosialiseringen. Men når mer av det formelle håndteres av systemer, blir lederens rolle viktigere, ikke mindre. 

Mlonyeni beskriver tilhørighet som en subjektiv opplevelse av å høre til et fellesskap, og sier: - Det viktigste er å bli sett og anerkjent av kolleger og sjefer, på måter som viser en genuin forståelse og interesse. 

Sundlo er inne på det samme når han beskriver hva HR og ledere skal bruke tiden på. Å sørge for at den nyansatte blir sett, forstår forventningene og finner sin plass blant kollegene. KI kan hjelpe til med informasjon og struktur. Lederen må fortsatt ta samtalene, tydeliggjøre prioriteringer og følge opp hvordan personen faktisk har det. 

Og kanskje er det her ansvaret ligger. Mlonyeni stiller spørsmål ved forventningen om at teknologien skal gjøre oss mer sosiale. Hvis vi ikke klarer å være sosiale uten at teknologien dulter oss til det, bør vi egentlig da være sosiale? 

Teknologien vil forme hvordan nyansatte lærer, forstår rollen sin og bygger relasjoner. Gevinsten Bauer beskriver om mer tid til det relasjonelle, kommer bare hvis noen faktisk bruker den tiden på den nyansatte. KI kan ta seg av sjekklisten, men tilhørigheten må fortsatt skapes av mennesker. 

Onboardingkonferansen 2026 

Du møter Talya Bauer, Johannes Sundlo og Philip Thingbø Mlonyeni på Onboardingkonferansen 25. november. 

Kilde: Bauer, T. N. «The Evolving Future of Work: Implications for Newcomer Adaptability and Connectivity During Organizational Socialization». Human Resource Management.