Agil styring gir bedre verdiskapning

Agile Coach, Riina Hellström, hjelper både norske og internasjonale virksomheter med å innføre mer effektive, agile arbeidsmetoder. Målet er ofte å få til mer verdiskapende arbeidsprosesser med bedre kapasitet og arbeidsflyt.

Effektiv porteføljestyring for HR-team

Porteføljestyring er noe mange virksomheter gjør for å koble arbeidsmengden opp mot kapasiteten de har. Dette er viktig for å ikke overbelaste folk og for at man skal få ferdigstilt de viktigste oppgavene og prosjektene til rett tid.

– Mer effektiv porteføljestyring for HR betyr en smartere måte å organisere arbeidet på. Istedenfor å ta på seg for mye og si ja til alt, som er en utfordring for mange, så blir de bedre på å prioritere de mest verdiskapende oppgavene først og legge vekk det de ikke bør bruke tid på. De oppnår mer på kortere tid og får levert bedre verdi, forklarer Hellström.

Dette er nok en mer målorientert metodikk enn mange er vant til.

– HR er ofte ikke så vant med å bruke måleverktøy og måle effekten av ulike arbeidsprosesser, så dette kan gi dem en ny måte å håndtere arbeidsmengden på.

Mange HR-team må gå fra den årlige planleggingen av arbeidet sitt, til å planlegge hvert kvartal. Ellers blir det fort mye «brannslukking». Med kvartalsvis planlegging får de mer fokusert rytme og bedre arbeidsflyt.

Å bruke porteføljestyring for HR kan gi dem et nytt syn på det å beregne arbeidsmengden mer presist og bli mer effektive i jobben sin.

– For HR er det viktig å forstå hvor mye tid de bruker på ulike oppgaver og gjøre en vurdering av hva som blir mest verdiskapende prioritering.

Begynn med å fullføre

– Et populært uttrykk blant HR-folk er gjerne «Slutt med å starte opp og begynn med å fullføre». Det betyr at for mange er det svært vanlig at de starter opp for mye og ikke får avsluttet det de driver med. Effektiv porteføljestyring handler mye om å få ting gjort og gjennomført, sier Hellström.

Den siste tiden har Hellström hjulpet flere internasjonale virksomheter med å innføre mer moderne og kundesentrerte operasjonsmodeller og arbeidsmetodikk. Hun har også hjulpet HR med strategier, digitalisering og AI. Det blir ofte mer moderne måter å jobbe på der «de tar HR til neste nivå», som hun sier.

– British Telecom har virkelig imponert meg med sine strategiske beslutningsevner, og det tempoet de har vist med hvor fort de beveger seg fremover i endring. På bare to måneder har de implementert den første versjonen av porteføljestyring for 800 HR-folk, noe som vanligvis tar ett år, sier Hellström.

Hun forklarer at de ansatte har gjort en særlig innsats

– Dette er mye takk til eksepsjonelle team-medlemmer som jobber godt sammen. Det er også god co-creating vi har hatt sammen med kunden som gjør at de kan gjennomføre og bære dette selv nå. Vi har trent over 150 av dem i agilitet, og nå starter de å trene seg selv internt.

Hellström sier British Telecom har nådd en viktig milepæl i arbeidet.

– De har nådd det som kalles et «tipping-point», der det nye begynner å bli etablert praksis for dem. De begynner å få gode rutiner. Dette har krevd både modellendring, atferdsendring og nye måter å samarbeide på som kan være nytt for mange, og de begynner nå å se verdien av en ny måte å jobbe på.

En praktisk rettet workshop

Workshopen som Riina Hellström skal holde hos HR Norge den 11. desember på konferansen Agile virksomheter 2025, vil være en introduksjon til hvordan HR og ledere kan jobbe mer effektivt ved å gå fra den årlige planleggingen til en kvartalsvis, og hva det vil gi av verdi.

– Workshopen blir en interaktiv læringsopplevelse hvor vi vil simulere en typisk kaos-situasjon fra HR-verden, med konkurrerende henvendelser, hasteoppgaver og skiftende prioriteringer – og da se på hvordan vi kan skape orden i dette og bedre arbeidsflyt. Det blir nok en morsom og tankevekkende opplevelse for mange vil jeg tro. Det gir dem et friskt blikk på hvordan HR kan gjøre smartere og mer kapasitetsdrevne valg om hvor de skal ha fokus, og verdien de skal levere. For mange blir det nok en førstegangs forståelse for tankegangen knyttet til kvartalsvis porteføljestyring.

Hellström har hatt flere på workshop som har fortalt at de fikk noen gode tanker om hvordan de kan gjøre dette i praksis. Med kunnskapen vil de få høyere verdi ut av sine HR-prosesser og teamene sine, fordi de konsentrerer seg om det viktigste først, og får mer respekt for arbeidskulturen. De unngår også å overvurdere sin egen kapasitet og si ja til alt.

– Vi lever med konstante endringer. Derfor vil porteføljestyring gi oss styrken vi trenger til å skifte perspektiv når det er viktig. Fordi vi trenger å tilnærme oss arbeidsoppgavene i mindre etapper enn det de store medfører, avslutter hun.