Hvordan få med organisasjonen når nye systemer innføres?
Når nye systemer innføres, er det ikke teknologien alene som avgjør suksessen – det er menneskene som skal bruke den. Hvordan sikrer man at organisasjonen faktisk tar i bruk nye løsninger, og at endringen blir varig?
Forsikringsselskapet Fremtind har gjennomført et HR-systembytte med både tydelig prosjektstyring og endringsledelse der fokus på brukerinvolvering og ledelsesforankring bidro til en smidig prosess og en vellykket implementering. Marte Fonn Næss, som har vært sentral i arbeidet med moderniseringen, forteller at det å forstå hvordan bytte av HR-system ville påvirke ledere og medarbeidere har vært viktig, samt å sette rett tiltak knyttet til opplæring, kommunikasjon og lederstøtte.
– Vi hadde begrenset systemstøtte på kjerne HR- prosesser så vel som strategiske HR- prosesser, så oppsiden var stor for å innføre noe nytt, sier Fonn Næss.
På Kompetansedagen 2025 6. mai fortalte Marte Fonn Næss og Mette Garmager, som begge har vært sentral i arbeidet med moderniseringen, hvordan de har gått frem.
Fra administrasjon til strategi
Behovet for endring ble forsterket da selskapet ønsket å bevege seg fra en administrativ personalavdeling til en mer strategisk HR-funksjon. Medarbeider- og talentutvikling sto høyere på agendaen, og da måtte også systemene henge med.
– Vi trengte et system som kunne støtte opp under en mer strategisk HR-rolle, og samtidig sikre etterlevelse og forbedret datakvalitet, sier hun.
Endringsledelse i sentrum
I arbeidet med implementeringen har selskapet brukt ADKAR-metodikken for endringsledelse. Ifølge HR-leder Mette Garmager har det vært avgjørende for å lykkes – ikke bare i dette prosjektet, men også i andre endringsprosesser.
– Endringsledelse handler i stor grad om å forstå hvordan endringen treffer ulike målgrupper og tilpasse tiltakene deretter, forklarer Garmager.
Hun trekker frem at god involvering og tydelig kommunikasjon har vært nøkkelen til suksess.
Fonn Næss legger til:
– Det aller viktigste er å skape bevissthet om hvorfor endringen er nødvendig, og å involvere alle som blir berørt. Det skaper eierskap.
Bred involvering og opplæring
Prosjektet ble gjennomført med utgangspunkt i prosjekt- og endringsledelsesmetodikk med bred involvering. Referansegrupper og målgrupper ble brukt aktivt for å teste systemet og gi innsikt i hva som faktisk trengtes.
– Vi brukte både e-læring og manuelle opplæringsøkter. Det var viktig for oss at alle ansatte følte seg forberedt, sier Garmager.
Nøkkelen til suksess
En av de største utfordringene var å finne tid til å forstå nye arbeidsmetoder og ta nødvendige beslutninger underveis. Samtidig ble støtten fra toppledelsen trukket frem som en avgjørende suksessfaktor.
– Topplederne våre var ambassadører for endringen. Det gjorde en enorm forskjell, sier Garmager.
Ifølge Næss er det viktig at HR-avdelingen tar en aktiv del i slike prosjekter.
– HR må sitte i førersetet for å sikre at transformasjonen faktisk blir vellykket, understreker hun.
Begge peker også på verdien av å lære av andre virksomheter – spesielt større organisasjoner som har vært gjennom tilsvarende systemendringer.
– Det handler om å unngå de vanligste fallgruvene og forstå hvilke utfordringer som kan oppstå, sier Fonn Næss.
Anbefalingene: Slik lykkes du med HR-systemskifte
Basert på egne erfaringer gir Fonn Næss og Garmager følgende råd:
- Sørg for at toppledelsen er aktive støttespillere og ambassadører
- Forstå målgruppenes behov og tilpass tiltakene deretter
- La HR lede prosessen – ikke IT eller økonomi
Gjennom arbeidet har Fremtiden fått bedre kontroll på HR- data, økt effektivitet i prosesser og tilrettelagt for mer brukervennlige prosesser – med et system som nå støtter både strategi og mennesker.
Dette er trinnene i ADKAR modellen:
Aweness – hvorfor endre bevisstgjøring
Desire – skape et ønske om endring
Knowledge – gi de involverte den kunnskapen de trenger i prosjektet
Ability – evnen til å gjennomføre endringen
Reinforcement – forsteke endringen slik at den blir varig
Mette Garmager er en erfaren leder innen kompetanseutvikling med solid bakgrunn i strategi, læring og endringsledelse. I Fremtind har hun hatt en nøkkelrolle i å utvikle og implementere strategier for kompetanseheving og organisasjonsutvikling. Tidligere har hun jobbet med markedsføring, kommunikasjon og merkevarebygging i selskaper. Dette i både nåværende rolle og tidligere arbeidsforhold blant annet i TINE, Løvenskiold Vækerø og som konsulent. Mette brenner for å gjøre læring relevant og praksisnær, slik at den skaper faktisk verdi for både ansatte og virksomheten.
Marte Fonn Næss er en erfaren HR-leder med en sterk bakgrunn innen HR-transformasjon og systemimplementering. Som en sentral figur i Fremtinds pågående HR-transformasjon, har hun vært med på å implementere Workday som nytt HR-system og samarbeidet med partnere som Zalaris og Kainos for å modernisere HR-funksjonene i selskapet. Marte er kjent for sin evne til å kombinere harde fakta med en menneskelig tilnærming, noe som skaper en balansert og effektiv HR-strategi.
Flere artikler
