HR-prosjekter som feiler

HR-teknologi-markedet er stort. Virksomheter investerer betydelig med tid og penger i å forbedre eller anskaffe nye systemer. Lovnader om økt produktivitet, effektivitet, bedre ansattopplevelse og etterlevelse er blant begrunnelsene for investeringene.

Men når det kommer til virkeligheten, så erfarer de fleste at investeringene og prosjektene koster tid, penger og mye innsats – uten at de klarer å realisere gevinstene de håpet på.

Hva viser tallene

Unleash gjorde en stor undersøkelse i 2020, med 700 respondenter som hadde gjennomført HR-prosjekter de siste årene. Tallene er nedslående: Kun 16 prosent av prosjektene blir vurdert som svært vellykkede. De andre tallene er heller ikke imponerende:

• Omtrent 1 av 5 mente at prosjektet holdt seg innenfor budsjett
• Omtrent 1 av 5 mente at prosjektet holdt seg til tidsplanen
• Omtrent 1 av 10 mener de forbedret medarbeideropplevelsen med prosjektet
• Bare 15 prosent sa at de var fullt ut fornøyde med at programmene nådde målene de hadde satt seg.

Kilde: Unleash 2020

Hva går galt i praksis?

I undersøkelsen sin peker Unleash på flere vanlige utfordringer som gjør at HR-teknologi-prosjekter tar en annen retning:

• Sikkerhetsutfordringer dukker opp
• Brukere er ikke klar for funksjonaliteten
• Dataene er ikke gode nok/vasket og dermed ikke klare
• Svak endringsledelse
• Arbeidsflytene i systemet passer ikke med arbeidsprosessene som eksisterer i virksomheten «as is»
• Man er for fokusert på teknologi fremfor effektene man egentlig ønsker seg

Prosjekter starter feil

Mange av oss himler med øynene når vi leser om budsjettsprekker på milliarder når det skal anskaffes nye ubåter eller bygges t-bane til Fornebu. I stedet for å himle med øynene, har danske Bent Flyvbjerg forsket på dette og skrevet bok om funnene.

Bent Flyvbjerg er en av verdens mest siterte forskere innen prosjekt- og programledelse. Nobelprisvinner Daniel Kahneman har løftet frem Flyvbjergs forskning på hvorfor vi planlegger prosjekter feil, og Flyvbjergs siste bok, «How Big Things Get Done», ble kåret til en av årets beste bøker av blant andre The Economist og Financial Times da den kom ut i 2023.

Flyvbjerg mener at prosjekter ikke går feil, men starter feil: Prosjektene er for lange og for tynne. De bør rett og slett heller være tykkere og kortere! Lange og tynne prosjekter kjennetegnes av at man bruker for lite tid på planlegging, så altfor lang tid på gjennomføring.

Han beskriver problemet slik: "Formål og mål blir ikke grundig vurdert. Alternativer blir ikke utforsket. Utfordringer og risikoer blir ikke undersøkt. Løsninger blir ikke funnet. I stedet gjør man grunne analyser som raskt følges av en forpliktende beslutning som skyver til side alle andre retninger prosjektet kunne tatt" (Flyvbjerg 2023).

Think slow, act fast

Flyvbjergs råd er å dele prosjekter inn i to faser: først planlegging, deretter leveranser. Den grunnleggende ideen er at vi bør tenke først, så utføre. Det er på ingen måte revolusjonerende tenkning, men likevel viser forskningen hans at det er på så grunnleggende ting vi stadig feiler.

Han argumenterer for at vi bør holde selve gjennomføringen av prosjektet så kort som mulig. Grunnen er enkel: Jo lenger et prosjekt pågår, jo større er risikoen for at endringer underveis skaper trøbbel. Løsningen er høyere gjennomføringstempo.

Tre kritiske fallgruver

Kjenner vi igjen disse mønstrene i norske HR-avdelinger? I høst hadde vi i HR Norge denne tematikken oppe på HR Forum. Andreas Segrov fra Statkraft holdt innlegg og pekte på tre vanlige fallgruver i HR-prosjekter:

• Prosjektplanen er bygget på optimisme og fornektelse
• HR-prosjekter er ofte designet for noe som skal leveres, ikke for konkret effekt
• Prosjektteamet er underbemannet fra start

Segrov refererte også til Flyvbjerg sin forskning, og supplerte med noen egenerfarte råd. Han råder til å ha større fokus på effekten av tiltakene man setter i gang, fremfor hva det er som skal leveres. Når det kommer til bemanning, så anbefaler Segrov at de som skal utgjøre kjerneteamet har minst halvparten av arbeidstiden sin satt av til å bruke på det aktuelle prosjektet. Segrov mener også vi gjør klokt i å slanke styringsgrupper med mange deltakere, og heller ha mer fokus på ledelse av prosjekter enn styring.

Mer påfyll?

Tallene og forskningen peker i samme retning: HR-prosjekter feiler sjelden på grunn av teknologi alene. Det handler om hvordan prosjektene startes, prioriteres og ledes, og om evnen til å bruke løsningene til å få reell effekt i organisasjonen.

For deg som ikke fikk med deg innlegget på HR Forum 2025 i november, holder Andreas Segrov webinaret HR Tech i 2026: Hva sier rapportene? for HR Norges medlemmer fredag 16. januar. Her deler han erfaringer, konkrete råd og refleksjoner rundt hvordan HR kan lykkes bedre med teknologi- og endringsprosjekter i praksis.

Tematikken blir også videreført på HR Tech-konferansen 2026 18. mars, hvor digitalisering, organisasjonsutvikling og gjennomføring står sentralt. Konferansen samler HR, IT, ledere og tech-miljøer som jobber med de samme utfordringene, og som ønsker mer enn bare nye systemer.

Kilder

• Unleash (2020) «Why HR Projects fail”
• Bent Flyvbjerg (2023) «How Big Things Get Done»
• Andreas Segrov, innlegg på HR Forum 2025