Fart, flyt og smidighet i organisasjonen

Med dagens teknologi har vi uendelige muligheter til å koordinere med andre på mange plattformer, og vi kan ha både fysiske, digitale og hybride møter. Hva gjør det med oss at vi får så mange varsler daglig og er avhengig av så mange plattformer? Klarer vi å holde på oppmerksomheten lenger enn en gullfisk eller har vi blitt dummere de siste årene?

Viktoria Stray, Associate Professor på UiO og Senior Scientist på SINTEF kommer til konferansen HR Tech 2023. Hun skal snakke om hvordan vi kan tilrettelegge for gode møter, hvordan balansere mellom møter og tider for fokusert arbeid der man ikke blir forstyrret hvert minutt. Hun vil gi deg tips til bedre møter og forklare hvordan teknologien kan hjelpe oss til å få det bedre.

- Koronaen gjorde noe med oss, både arbeidsvaner og hvordan vi både var og er i kontakt med hverandre sosialt på jobb. Har vi blitt mer teknologiavhengige i stedet for fysisk sosiale?

- Ja, vi har jo endret måten å jobbe på fra tidligere å være stort sett fysisk til stede til nå å ha flere valg. Vi jobber mer digitalt og hybrid. Økt bruk av verktøy gir oss flere muligheter. Vi var digitale før også da vi satt i forskjellige land/byer, men vi har nok blitt mer digitalt vante og noen vil ikke tilbake på kontoret. I begynnelsen av pandemien opplevde mange større forventninger til å være på og at det måtte være grønt lys på Teams, mens det har blitt litt bedre nå sier Viktoria Stray.

- Hva gjør de med oss alle disse teknologiene vi benytter til å koordinere med andre?

- De aller fleste synes det er positivt med større fleksibilitet, det gjør det lettere å balansere med hjemmeaktiviteter, familie og barn. Vi kan ta kjappe avklaringer med hverandre på digitale plattformer. Men det kan også bli litt mye og det kan bli tett mellom digitale møter.

- Når man jobber på flere plattformer og benytter mange verktøy kan det fort bli til at man lurer på hvor man fikk infoen – var det på Teams, Slack, e-post, telefon, LinkedIn, confluencesider osv. Bli enige om hvilke plattformer dere bruker til hva og hvor dere lagrer ting. Det er smart å systematisere og diskutere normer for bruk av plattformene for å få gode felles effektive arbeidsvaner.

- Hva har skjedd med balansen mellom jobb og fritid?

- Det er bra med fleksibilitet, men det er vanskeligere å koble av. Flere jobber når de er syke, vi er lettere tilgjengelig, også utover kvelden. Avklar hva som forventes av responstid på saker og snakk om dette i teamet så forventingene er realistiske. Avtal felles møtefrie perioder så man kan få mulighet til å jobbe sammenhengende i noen timer uten å måtte svare på epost eller Teams-meldinger.

- Bør vi stenge av innimellom for å «rydde hodet», reflektere og ikke være på hele tiden?

- Ja, det er nødvendig å kunne sette av konsentrasjonstid hvor man ikke er «på». Avtal i teamet når det er møtetid og når det er fokustid, eventuelt om det er greit å ringe hvis noe haster, avslutter Viktoria Stray.

Les mer Pil