Onboarding: en integrert del av medarbeiderreisen

Ellen Jorunn Bergem, leder for employer branding og rekruttering i OBOS-konsernet, kommer til Onboardingkonferansen og deler erfaringer fra arbeidet de har gjort. Hva de har lært og hvilke utfordringer man kan stå i, samt hvordan arbeidet med onboarding bør være en integrert del av å jobbe med hele medarbeiderreisen.

- Hva var årsaken til at dere ønsket å forbedre onboardingsprosessen?

- I OBOS har vi hatt en prosess for onboarding lenge, men den bar nok preg av å ha størst fokus på informasjon om rutiner og retningslinjer , og mindre fokus på en helhetlig prosess og det å skape en opplevelse ( «employee experience») som ville gi et bedre etterlatt inntrykk.

- Vi så også at det var behov for å informere leder om forventninger til prosessen på en bedre måte og ikke minst gi dem mer støtte og opplæring rundt dette. Vi manglet også en prosess for preonboarding og det var behov for å se på hva som bør skje når i onboardingsprosessen.

- I tillegg til dette manglet vi innsikt til å jobbe med forbedring, sier Ellen Jorunn Bergem.

- Hvordan kom dere i gang?

- Å komme i gang har vært en gradvis prosess for oss. Vi startet med å forbedre og utvikle det vi allerede hadde på plass. Det innebar å se på alt fra rutiner og sjekklister, til forbedring av innholdet i fellessamlinger med nyansatte – som vårt månedlige velkomstkurs og vår heldagssamling OBOS-dagen.

- Det som fikk litt fart på utviklingen var da vi skaffet oss mer systemstøtte, slik at vi fikk mulighet til å få automatisert og digitalisert flere deler av prosessen. Da kunne vi få på plass en pre-onboardingsprosess og digitale pre- og onboardingskurs. Vi fikk på plass bedre støtte for leder, både sjekklister og støtteverktøy for samtaler – og vi fikk startet å innhente innsikt gjennom undersøkelser til alle nyansatte. I tillegg har vi jobbet med å forbedre alle deler av prosessen – og setter oss jevnlig ned for å evaluere hva som fungerer og ikke fungerer, sier Bergem.

- Hvilke erfaringer har dere gjort, og hva lærte dere underveis i arbeidet?

- Vi har verken hatt store budsjetter eller ressurser til å jobbe med dette, men i HR i OBOS har vi en tanke gang som handler om at «vi bare gjør det». Alt fra digitale kurs til kursinnhold er utarbeidet av oss.

- Ved å bare sette i gang får vi testet raskt hva som fungerer og ikke fungerer, og deretter kan vi justere og forbedre. Etter som organisasjonen ser verdien av arbeidet vil det naturlig nok få større prioritering.

- Det er mulig å bygge sten på sten, det viktigste er å komme i gang. Har du lite på plass vil alt være en forbedring.

- Man må selvsagt sette av tid og se gjerne på det som et prosjekt som man prioriterer i en periode. Det er også nyttig å ha med seg et kundereiseperspektiv eller se på det som tjenestedesign når man designer onboardingsprosessen.

- Det å sette brukerne i fokus, skaffe seg innsikt fra dem om hva som både er viktig og hva som vil fungere godt, er nyttig når man skal prioritere hva det er som må gjøres, sier Bergem.

- Fant dere utfordringer som måtte løses i onboardingsprosessen?

- Vi er opptatt av å måle alt vi gjør og har stort fokus på kontinuerlig forbedring. Gjennom undersøkelsene vi sender ut og tilbakemeldinger fra ansatte eller ledere finner vi alltid områder som kan forbedres.

- Men den største utfordringen er og blir å få ledere til å følge prosessen vi har lagt opp og gjennomføre en god nok oppfølging i oppstartsfasen. Vi opplever at det er mange som gjør en svært god jobb her, men at det finnes forbedringspotensialet er det ingen tvil om.

- Leder har til syvende og sist den viktigste rollen i oppfølging av sin nye medarbeider og dette er noe vi må kontinuerlig jobbe med – å sørge for at man vet hvorfor og hvordan, og ikke minst prioriterer det.

- Likevel tror jeg at noe av grunnen til at de aller fleste opplever nettopp god støtte av leder underveis er at vi har hatt et stort fokus på lederutvikling i OBOS de siste årene og at HR Business Partnere jobber tett på lederne som viktige sparringspartnere. I tillegg til at vi faktisk kurser ledere i hva onboarding er og hvordan man lykkes med dette. HR sin viktigste oppgave er å istandsette lederne til å utøve god ledelse, gjennom å legge til rette for gode rutiner og prosesser, tilby verktøy og systemstøtte som gir verdi, og ikke minst rådgi og coache ledere kontinuerlig. God ledelse skal kunne utøves gjennom hele medarbeiderreisen, sier Bergem.

- Har dere klart å integrere onboardingsprosessen som en del av medarbeiderreisen?

- For at onboarding skal være en del av medarbeiderreisen må man sørge for at hvordan du blir møtt i markedsføring, eller til hvordan rekrutteringsprosessen er, til hva som skjer når du kommer inn i organisasjonen – alt bør oppleves gjenkjennelig og like bra. Har du en kjempebra onboardingsprosess, men ingen form for utvikling av medarbeidere i ettertid – så hjelper onboardingen lite. Jeg mener at det er nettopp dette vi i stor grad lykkes med – å ha hatt flere tanker i hode samtidig og utviklet oss på alle områdene.

- Vi har sett på hele reisen og vi jobber med å kontinuerlig forbedrer dette basert på undersøkelser og feedback underveis. Vårt ønske er at onboardingen skal reflektere vår kultur og det vi ønsker å oppnå – og dermed være med på å understøtte målet om å tiltrekke, beholde og utvikle kompetente og engasjerte medarbeidere, avslutter Ellen Jorunn Bergem.

Les mer om Onboardingkonferansen som går digitalt 1. desember, se program og påmelding her.