Arbeidsgiverforhold > Arbeidsmiljø

Hjelp! vi skal samarbeide mer på tvers igjen

Alx (Arbeidslivsindeks) som ble lansert av HR Norge og Kantar TNS før ferien viste at de interne nettverkene våre har krympet. Vi har noe mindre kontakt i team og avdeling, men aller størst er reduksjonen når vi ser på kontaktpunkter i organisasjonen som helhet. Her er den gjennomsnittlige reduksjonen 27%, og begge disse tallreduksjonene treffer organisasjoner med mange folk på hjemmekontor hardest.

Å jobbe mer på tvers, eller å få til bedre tverrfaglige samarbeid har vært et mål i mange år fordi det kan innebære veldig positive effekter på ressursbruk, læring, samt tilfang av ideer og nye løsninger. Men dette har samtidig vært noe svært mange virksomheter har slitt med å få til – og HR-undersøkelsen 2020 som ble lansert rett før Norge stengte ned viser godt hva vi gikk inn i krisen med.

Barrierer som hindrer samarbeid:

Halvparten sier at medarbeidere ikke har tid til å samarbeide ordentlig
De får ikke til deling på tvers i organisasjonen
Mangel på verktøy og teknologi
De klarer ikke å finne relevant informasjon i organisasjonen
De klarer ikke å finne ut hvem som er de rette folka internt – altså hvem man bør spørre eller involvere
15% sier at medarbeidere ikke er villige til å oppsøke informasjon eller råd i andre avdelinger

Selv om noen av punktene nok har blitt bedre, ser vi umiddelbart at mange av barrierene fortsatt er lette å kjenne igjen, og kan til og med ha blitt større etter hvert som kontakten med folk utover eget team skrumpet inn. Flyten av informasjon er i allefall redusert, og folk vet mindre om hva som skjer internt enn man kanskje bør anta.

Forskerne går til kjernen

Morten Hansen (professor i ledelse ved UC Berkley som også fikk HR Norges ærespris i 2012) skrev en aktuell bok om samarbeid for noen år siden om dette «evige» problemet, og i innledningen nevner han hvordan det hadde gått forlangt mange steder, folk blir kalt inn til de de oppfatter som meningsløse møter der de heller ikke ser hva de kan gjøre eller hvordan de skal involvere seg. Hansen mente at man må gå løs på dette og brukte uttrykket «deliberate collaboration». Vi har nok fått litt trening i dette i det siste året ved at gode ledere har utpekt, satt sammen relevante folk og hjulpet medarbeidere til å se interesser og interessenter internt som ikke umiddelbart har vært like lett å finne ut av på egenhånd.

Men bruken av ordet «deliberate» betyr for Hansen ikke bare styrt involvering fra en leders side, men at de som skal samarbeide virkelig ser nytten og opptrer «deliberate». Han bruker ordet Premium. Alle må se at det er en Premium, en reell fordel hos dem selv når man går inn i samarbeid på tvers fordi det i tillegg øker innsatsviljen.

Håpet er at hybrid hverdag vil øke bredden i kontaktnettet vårt samtidig som det jo vil innebære en (noe) selvbegrensende effekt på det Hansen omtaler som «meningsløse møter». Det er også lov til å spørre seg om reduksjonen av nettverk nødvendigvis er negativt eller om vi har samarbeidet mer «deliberate» i det siste året med mindre perifer involvering og færre av de «meningsløse møtene».

Noen ganger vil noe som er bra på kort sikt sette oss i dårligere utgangspunkt på lang sikt. Det er utallige studier som viser at å få til effektive samarbeid på tvers øker inntjening, og ikke minst operasjonell styrke til å håndtere endringer raskt i en stadig mer uoversiktlig tid. De fleste virksomheter har nå gått inn for mer fysisk tilstedeværelse, og dette har vært etterspurt av mange medarbeidere – særlig unge. Dette er en helt riktig strategi, som gjør det mulig å få til «next step», og håndtere det som kommer etter det som kommer etter dette. Og det begynner med å koble folk bedre sammen igjen, og skape grobunn for å utvide de uformelle nettverkene.

Sats på fart i det uformelle nettverket – ikke kun i gjenåpningsperioden

Filmen «Terminalen» med Tom Hanks er et fint eksempel på hvordan relasjoner og uformelt nettverk smører alt. Et kupp i en østeuropeisk stat fører til at en nå statsløs passasjer strander på flyplassen i New York stoppet av regelverket. Men Hanks finner frem i nytt terreng, blir kjent med ansatte der, ser hvordan flyplassen fungerer og et viktig hovedbudskap i filmen handler om hvordan det uformelle nettverket trumfer det formelle, og er særlig viktig når det er store eller brå endringer det formelle styringssystemet ikke er i stand til å håndtere like raskt.

Ser vi tilbake på listen over barrierer ser vi ganske raskt at brorparten av dem lar seg mykne opp gjennom sterke uformelle nettverk, vi må bare sørge for å styrke disse mens vi venter på enda bedre teknologiske løsninger som helt sikkert kommer. En forskjell på det som skjer i filmen «Terminalen» og organisasjonslivet er selvsagt at i organisasjoner er man avhengige av (og prioriterer) å forstå de formelle strukturene mens de uformelle kommer i bakgrunnen. Å tenke «Deliberate collaboration» og særlig poenget med å tenke på «premium» for alle involverte når man skal hjelpe til med å øke bredden i interne kontaktpunkter kan derfor være et tankesett som kan hjelpe til med å åpne flere dører i organisasjonen og forbedre flyten av informasjon og ideer.

Les mer:

Collaboration, Morten Hansen 2009.

HR-undersøkelsen 2020, HR Norge og EY.

Alx høsten 2021, HR Norge og Kantar TNS