Onboarding etter 6 C’er – smart start i ny jobb

Etter du har lykkes med å tiltrekke deg en strålende kandidat, er onboardingprosessen den neste store testen for både virksomheten og den nyansatte. Med tre tiårs erfaring på onboardingfeltet, er Talya Bauer en av de virkelig store autoritetene på dette området, og hennes rammeverk for å lykkes med onboarding kan gi deg akkurat det du trenger for å lykkes.

De første månedene i ny jobb er også tiden der mange revurderer valget de tok, og det gjelder å vise kandidaten at de gjorde en god beslutning.

Effekter av god onboarding

I sin spede begynnelse begrenset onboarding seg til det vi i dag kjenner som introduksjonsprogrammer, ofte med varighet på bare noen dager. De siste 10 årene har vi i Norge sett en stor utvikling på området, og onboardingprogrammer har i større grad fått en fast plass på HRs agenda. Bauer definerer onboarding på følgende måte: “Successful employee onboarding is the process of getting new employees adjusted to the social and performance aspects of their new jobs quickly and smoothly over the course of their first year on the job”.

Onboarding er et ypperlig område å gjøre målinger på for å se om det du gjør faktisk har noe for seg. Gjør du først endringer, gjør like godt målinger samtidig. Det er allerede sikre tegn på at onboarding fører til bedre tilfredshet på jobb, bedre prestasjoner, bedre tilhørighet og bedre rolleklarhet. Og, ikke overraskende, lavere turnover.

De 6 C’ene ved onboarding

Gjennom rammeverket for de 6 C’ene, hjelper Bauer deg å sørge for at du har oversikt over de viktigste områdene for å lykkes med innfasing og sosialisering av nyansatte.

  1. Compliance. Denne kjenner de fleste. Det handler om å ha alt av nødvendig papirarbeid på plass, og sikre at regler og prosedyrer er fulgt, og at den nyansatte kjenner til dem. Sørg for at din nye kollega har det de trenger for å kunne gjøre jobben - laptop, telefon, nøkkelkort, tilgang, og et sted å faktisk jobbe på.

  2. Connect: Å få et nettverk internt i ny jobb er viktig. Både for å kunne levere best mulig resultater, men også for å knytte gode bånd til kolleger slik at man som nyansatt opplever at man har mennesker å gå til på jobb. Her handler det også om å opprette kontakt med interessenter både i og utenfor organisasjonen, bli kjent med organisasjonsstrukturen, og å få kontakt med ledere og beslutningstakere internt.

  3. Culture: Få ting påvirker arbeidsforholdet så mye som organisasjonskulturen, og det er viktig at nyansatte blir en del av den. Fra å inviteres med på sosiale og profesjonelle arrangementer i tiden mellom kontraktsignering og første dag på jobb, til å innlemmes av kolleger så man raskt forstår ulike normer om «hvordan vi gjør det her» er nødvendig for at man skal føle seg «på innsiden» i ny jobb.

  4. Clarify: Forventningsavklaring og rolleforståelse er blant de viktigste sidene vi kan sørge for at en nyansatt er innforstått med. Hvis du ikke vet hvilke prestasjoner som er forventet av deg, er det vanskelig å levere. Ansvaret ligger hos begge parter, kanskje spesielt i dag, hvor vi ikke har en naturlig tilgang på hverandre fordi mange av oss sitter på hjemmekontoret.

  5. Competence: Å starte i en ny jobb er utfordrende, og det er mye å lære, selv når man er dreven i gamet. Derfor er det viktig å hjelpe den nyansatte med å bygge på mestringsfølelsen, slik at de kan beholde troen på at de har gjort et godt valg ved å komme til akkurat deg. Sørg for at vedkommende har tilgang på både trening, utvikling og hjelp slik at de får en god start og noen tidlige seiere i jobben.

  6. Check: Sørg for å sjekke hvordan onboardingen går med den nyansatte. Følges onboardingprogrammet slik det er tenkt? Opplever de at de har blitt, eller er på god vei til å bli en del av virksomheten? Dette steget handler også om å gi god tilbakemelding på prestasjonene så langt. Hjelp den nyansatte å se hvor det går bra, og hvor det er rom for forbedringer. Dette kan gå begge veier, så det er viktig også å ta imot tilbakemelding fra den som er ny. Det er sikkert en del å lære også for virksomheten.

HR Norges rapport om onboarding fra 2019, med bakgrunn i Bauers arbeid, viste i fjor at vi har mest fokus på compliance og clarification, og at var mye rom for forbedring. For eksempel så vi også at tilfredsheten med onboarding i norske virksomheter var omtrent midt på treet.

Diagram tilfreds onboardingprosessen

I tillegg så vi også at onboarding i virksomhetene i langt større grad kan gjøres til gjenstand for måling og analyse. Det er mye å lære av det vi legger i onboardingprogrammer. På den positive siden betyr det at vi har et stort potensial for å få mer ut av det vi gjør når vi tar imot våre nyansatte. Spesielt gjelder dette kunnskap rundt de ulike tiltakene vi gjør, og hva som har effekt.

Graf Onboadringprosessen innsikt

Fra fysisk til virtuell onboarding

Virtuell onboarding handler om mindset. Fordelen med situasjonen de fleste av oss befinner oss i akkurat nå i 2020 er at vi har hatt mer enn et halvt år på å gjøre oss kjent med ideen om å være fysisk distansert fra hverandre. De fleste av oss har blitt gode på det, og det kommer oss til gode ved onboarding.

De 6 C’ene gjelder like godt virtuelt som fysisk, men det krever klarere oppfølging fra virksomhetens side. Spesielt kan den kulturelle opplevelsen være utfordrende, når det kanskje går uker eller måneder før man faktisk har møtt mange fra virksomheten.

Noen kjøreregler det kan være verdt å ha med seg er å sørge for at krystallklar forventningsavklaring på kortsiktige mål. Det kan gjøre det lettere å holde fokus når man kanskje ikke opplever å ha like tydelig tilgang på nye kolleger i starten. Koble dette med et tydelig læringsløp, slik at det er lettere å vite hvor man er antatt å være i tiden fremover. Sammen med læringsplan og tydelige forventinger, er nettverkssiden viktig, og en mulighet her er å sørge for at nyansatte har en buddy som hjelper så man lettere kommer inn i virksomheten.

Delt ansvar for vellykket onboarding

Vellykket onboarding hviler ikke bare på virksomheten. Som nyansatt kan du gjøre ditt for å spørre der du er usikker, få tydeligere mål der du opplever løse forventninger, og be om hjelp til å finne, og å få tilgang på, læring og utvikling. Å ta ansvar for egen læring blir stadig viktigere, det sikrer at du som nyansatt befinner deg på rett kurs når du starter og bygger din karriere under nytt tak.

I fjor stod Talya Bauer på scenen under Onboardingkonferansen 2019. Hun var en av konferansens mest populære bidrag. I år har vi invitert henne tilbake for å for å gi oss en innføring i hvordan onboarding ser ut når vi flytter det fra det fysiske til det virtuelle. Få med deg dette foredraget du også, og meld deg på Onboardingkonferansen 2020. Da har du til og med muligheten til å være med på live spørsmål og svar med blant annet Talya, og få svar på akkurat det du lurer på.

Forside program Onboardingkonferansen 2020

Les mer om Onboardingkonferansen 2020 - Digitalt 10. desember.
Se program og påmelding her.






Referanser:

Hvorfor det kan være smart å bruke 18 måneder på onboarding

Ny rapport om onboarding

Onboarding a New Leader — Remotely