Psykologisk trygghet – har vi bruk for det og har vi tid til det?

Hva er egentlig psykologisk trygghet, og hvordan kan vi bygge en trygg kultur i våre organisasjoner? På NHH forsker Bård Fyhn på psykologisk trygghet og i Tryg har Kristine Laugen jobbet målrettet for at de skal ha tid til dette gjennom sitt kulturprosjekt.

På konferansen Kompetansedagen 2021 som går digitalt 6. mai kan du høre Bård Fyhn, PhD stipendiat ved Norges Handelshøyskole, snakke om hvordan psykologisk trygghet kan bidra til mer effektivt samarbeid og hvorfor dette har blitt ekstra aktuelt i møte med digitalisering, pandemi og hjemmekontor. Kristine Laugen, senior rådgiver for organisasjonsutvikling, lederutvikling og kultur i Tryg, skal snakke om hvordan de har jobbet målrettet med dette i en travel hverdag gjennom sitt kulturprosjekt.

Bygg kultur for psykologisk trygghet

Portrett Bård Fyhn

- Psykologisk trygghet handler om at man føler seg fri til å dele sine ideer, bekymringer og spørsmål, sier Bård Fyhn. Gjennom forskningslitteraturen kan vi trekke fram fire viktige elementer for å bygge en slik kultur:

  • Støttende omgivelser
  • Tilrettelegging av arbeidet (f.eks. rolleavklaringer),
  • Positive lederrelasjoner
  • En lærende innstilling (aksept for feil).

- Psykologisk trygghet bidrar til mer effektivt samarbeid ved at vi setter sammen team med troen på at vi kan utrette mer enn vi ville gjort individuelt, sier Fyhn. Men det forutsetter at alle teammedlemmene føler seg frie til å bidra. Hvis jeg bekymrer meg mindre for hva du synes om meg, har jeg mer energi til å gjøre den egentlige jobben min. Det kan gi mer effektivt samarbeid og mer effektiv ressursutnyttelse.

- Det krever gjerne noe tid å bygge trygge relasjoner, men jeg vil påstå at det krever mindre tid enn ineffektive teamprosesser, mindre ressurser enn det som kan mistes ved at teamets potensiale ikke oppnås, og mindre konsekvenser enn fatale feil som skjedde fordi en person ikke følte seg trygg nok til å si fra om avviket vedkommende oppdaget.

- For å etablere dette i organisasjonen er bevisstgjøring er nøkkelordet, sier Fyhn. Siden jeg finner at tryggheten kan variere betydelig over tid og oppleves ulikt innad i ett og samme team, er det viktig at vi bevisstgjør oss selv og hverandre på vårt ansvar for å opprettholde denne. Jeg kan fint ødelegge din trygghet om jeg ikke er bevisst min atferd. Videre krever trygghetsbygging at noen tar det første steget. En som velger å ta den sosiale risikoen som ligger i det å samarbeide, uten helt å vite hvordan innspillet eller ideen din vil bli tatt imot. Jeg pleier derfor si at trygghet er et valg vi alle tar hver dag.

- Jeg anbefaler å måle tryggheten. Det kan gjøres ved å bruke standardiserte spørsmål slik vi forskere gjør, eller ved å jevnlig adressere temaet og ta «tempen» i teamet. Fordelen med å måle er at du får fram ærlige svar. For er tryggheten lav, vil vi nok ikke erkjenne det i dialog med hverandre heller, i samme grad som et anonymt spørreskjema kan få fram. Det kan gi oss nødvendig innsikt å bygge videre på. Bare pass på at dette gjøres anonymt og profesjonelt, slik at medarbeidere ikke opplever at det er en evaluering av dem. Vi evalueres nok som det er i vår arbeidshverdag.

Planlegg fremtiden

- Det snakkes mye om fleksibilitet i arbeidslivet som følge av pandemien, og det er vel og bra. Men for mye av en god ting blir sjelden godt. Vi trenger også stabilitet, forutsigbarhet og tydelighet, sier Fyhn. I min sammenfatning av forskningslitteraturen på psykologisk trygghet i digitalt teamarbeid finner jeg at en kombinasjon av digitale og fysiske møter er bra for både tryggheten og effektiviteten til teamet. Fremfor å tenke at det er bedre eller dårligere å samarbeide digitalt, bør man identifisere hva slags type teamoppgaver som egner seg til hvilke typer samarbeidsformer (for eksempel kreative vs. rutinepregede prosesser).
Det er veldig forskjellig hvor godt vi liker å jobbe digitalt. Dette er forskjeller vi bør anerkjenne og snakke ærlig om, samtidig som vi trenger å stimulere til en «vi-tanke» mer enn en «jeg-tanke». Teamarbeid uten samarbeid er ikke veldig effektivt, sier Fyhn.

Kan man måle effekten av psykologisk trygghet?

- Ja. Men en forutsetning er å måle over tid. Tar vi et øyeblikksbilde kan vi se om noe korrelerer (dvs. sammenfaller, for eksempel trygghet og tilfredshet), men vi kan ikke si noe om kausalitet (hva som leder til hva).

- I min forskning ser jeg at tryggheten kan i stor grad variere over tid. Tryggheten i dag er ikke nødvendigvis den samme som i går – kall det gjerne ferskvare. Det er også et argument for å måle flere ganger, slik at en ikke trekker slutninger på feil grunnlag, sier Fyhn.

Organisasjonen må forstå viktigheten av arbeidet med psykologisk trygghet og kultur

Portrett Kristine Laugen

- Vi har jobbet kontinuerlig og systematisk med dette arbeidet – det å evne å stå i det og ha sterk gjennomføringskraft har vært avgjørende, forteller Kristine Laugen. I tillegg har vi klart å treffe godt med budskapet vårt, gode leveranse har ført til at dette har blitt en snakkis i Tryg, og de vil jobbe med det kjenner selv at det er viktig. Det er avgjørende at ledere på ulike nivåer eier, det, fremsnakker det og lever det ut i praksis/gode rollemodeller.

- Det å sette av tid til utvikling og læringsarbeid er helt nødvendig. Vi må prioritere det og se viktigheten av det. I tillegg er psykologisk trygghet en ferskvare – det må jobbes kontinuerlig med dette. Ledere og medarbeidere må selv se nytten av det - og det må de gjøre fort hvis det skal prioriteres. Det at vi treffer med budskap er avgjørende. Igjen er det kontinuerlig og systematisk arbeid som skal til. Vi må forstå at relasjonsprosesser faktisk er like viktig som arbeidsprosesser Hjerte og hjerne må kobles sammen, sier Laugen.

Planlegging, implementer og evaluer

- Vi begynte å kjøre prosjektet i en divisjon, senere har det blitt en snakkis og flere divisjoner og forretningsområder har ønsket det samme. Vi har jobbet med kartlegging av kultur, så har vi definert elementer innenfor kultur vi skal jobbe med. Vi har definert det store WHY – hvorfor skal vi jobbe med dette. Mål/purpose må formuleres. Vi har valgt å jobbe med tematikk som psykologisk trygghet, relasjonskompetanse, kommunikasjon, forbedringsarbeid, feedback, medarbeiderinvolvering/utvikling og ledelse/lederutvikling/ledergruppeutvikling. Vi valgte å bruke tid på å bygge bunnplanken – denne må ligge i bunn hvis vi skal bli best på å nå våre kunder. Da må vi jobbe med oss kollegaer og bli best internt før vi klarer å bli best med våre kunder, sier Laugen.

- Vi lager verktøykasse til ledere med gode verktøy. I tillegg følger vi lederne opp jevnlig. Vi velger å jobbe med dette systematisk, det betyr at vi også samles en gang i kvartalet for å ha fokus på tematikken. I tillegg er det viktig at leders leder også følger opp og eier dette. Vi kjører evalueringer en gang i kvartalet for å måle fremgang på ulike parametre og vi måler også PT over tid sammen med Bård Fyhn på NHH.

Så kom koronaen

- Vi fikk utfordringer da den traff, og det tok litt tid før vi klarte å snu oss. Mange av oss har også hatt litt digital angst – vi vet ikke helt hvordan vi skal kommunisere godt digitalt. Så en liten periode stoppet ting opp og vi måtte ha litt tid til å snu oss. Men så begynte vi å lage digitale samlinger og fortsatte å snakke om tematikken. Vi kjører øvelser digitalt, jobber med PT, feedback og relasjoner – og tilbakemeldingene er at det funker overraskende godt! Det tar litt tid til å venne oss til dette, men nå er det blitt en del av en ny hverdag. Så det og stå i det, fortsette å jobbe digitalt med samme team og øvelser – det er like nødvendig digitalt som i den fysiske verden. Ting tar tid å endre, men mye har skjedd på ett år, og nå er digitale samlinger en del av ny hverdag!

Du kan høre mer om forskningen på psykologisk trygghet og hvordan jobbe med dette på Kompetansedagen 2021 6. mai. Der kommer Bård Fyhn med foredraget "Psykologisk trygghet – har vi bruk for det?" og Kristine Laugen med foredraget "Psykologisk trygghet – har vi tid til det?"

Les mer om konferansen og se program og påmelding her.

Forside program Kompetansedagen 2021