- Det er nødvendig, men fullt mulig, mener Vegard Kolbjørnsrud. For selv om offentlig forvaltning er designet for stabilitet og forutsigbarhet, har sektoren også noen egenskaper som er avgjørende for å lykkes med smidig organisering.
Vegard Kolbjørnsrud

- Å jobbe etter et felles sett med spilleregler og å være bevisst på at det man gjør, det gjør man for fellesskapet, er egenskaper offentlig sektor allerede har, og som er nødvendige for å få til smidig, teambasert organisering, mener Kolbjørnsrud. Han understreker at sektoren står overfor store strukturelle utfordringer før vi kommer dit.

Mer enn mote

For å gjøre det helt klart: Smidig organisasjonsdesign er mer enn en management-mote.

- Vi utvikler nye måter å gjøre ting på fordi arbeidet i seg selv endrer art. Organisasjonsformer som er egnet for rutinearbeid, er ikke nødvendigvis egnet for ikke-rutinearbeid, sier Kolbjørnsrud og viser til at de fleste av oss nå driver med en eller annen form for problemløsning.

- Enten det handler om store problemer som ingen har løst før, eller om å gjøre tilpasninger for den enkelte kunde eller bruker, så ligger det et element av problemløsning i det.

Kolbjørnsrud er postdoktor ved Handelshøyskolen BI og seniorforsker i Accenture, og kommer til konferansen for offentlig sektor, for å gi sine beste råd til hvordan skape smidige og smarte organisasjoner.

Teamene må være autonome

- Vi vet at komplekse problemer løses best tverrfaglig. Og for at team skal lykkes med dette, er stor grad av autonomi viktig, sier Kolbjørnsrud. Han understreker at hele poenget med å sette i gang med problemløsning er man ikke vet svaret, og da er det heller ikke hensiktsmessig med en detaljert beskrivelse av hvordan man skal jobbe.

- Da kommer man ikke videre. Teamet må være autorisert til å bruke ressurser på å utforske nye tilnærminger.

Men med flere autonome team i organisasjonen, er det viktig at de virker godt sammen.

- Det handler om å skape en hensiktsmessig samordning. Samordner man mye, risikerer man at det går ut over autonomien og dermed problemløsningen. Samordner man for lite, risikerer man at de ulike teamene kommer med løsninger som enten ikke passer sammen, eller er ulike løsninger på samme problem.

Krever åpenhetskultur

For å lykkes med å skape velfungerende og smidige organisasjoner er altså felles mål, klare spilleregler som gir en viss forutsigbarhet, og transparens stikkord.

- Tanken om et felles sett med spilleregler bør offentlig sektor i utgangspunktet være åpne for, siden det i forvaltningen jo i stor grad handler om å håndheve et felles regelverk. Sektoren er vant til å ta offentlighetshensyn, og derfor bør det også være mulig å skape en kultur for åpenhet og deling av kunnskap, resultater og ressurser, sier Kolbjørnsrud.

Men så kjennetegnes jo offentlig sektor i dag også av egenskaper som ikke er like kompatible med smidighets-tankegangen.

Fra struktur til spilleregler

- Sektoren må frigjøre seg fra byråkratiske styringskulturer som er mer egnet til å holde folk og ressurser fra hverandre enn til å føre dem sammen, sier Kolbjørnsrud. Han utdyper at det handler om å bevege seg fra et fra organisasjonsdesign der svaret finnes i faste strukturer og over til en logikk som i større grad baserer seg på spillereglene.

- Dersom vi bare bytter ut en fast struktur med en annen, er vi like langt neste gang verden endrer seg, minner Vegard Kolbjørnsrud om.