Adhackathon – problemløsningens triatlon

På konferansen HR i kommunen 2018 kunne du høre om Adhackathon. Der kommer Marianne Alvestad Skogseth, HR-sjef ved Oslo Kemnerkontor og Kristoffer Øksenvad, rådgiver og kursholder for arbeidsgiverseksjonen ved Oslo Kemnerkontor med foredraget «Adhackathon – Problemløsningens triatlon».

- Hva er Adhackathon og hvordan kom dere på dette?

- Ideen kom etter at en av vår HR-medarbeidere var med på HR Norge konferanse HR analyser, der ble hackathon presentert som en måte å løse problemer på.

- Dette var en spennende arbeidsmåte og vi ville se på muligheten for å gjøre noe slikt i vår organisasjon. Men ettersom hackathon i utgangspunktet er forbeholdt it-utvikling ville vi finne vår egen vri. Vi hadde tidligere hatt et organisasjonsseminar med Tore Hillestad som er Programdirektør ved NHH. Han hjalp oss med analysere kulturen i organisasjonen. Utfallet var at vi ønsket å bli mindre byråkrati og mer adhockrati. Derfor stjal vi adhoc og kombinerte det med hackathon. Da sto vi med to alternativer, adhocathon eller adhackathon. Etter knallhard votering endte vi opp med adhackathon. Med navnet på plass var det bare innsalg, planlegging og gjennomføringene som gjensto. Vi så allerede nå at adhackathon var et spennende konsept og vi mente at det hadde et stort potensiale til å skape nye løsninger på gamle problemer, sier Marianne og Kristoffer.

- Hvordan presenterte dere ideen for ledelsen og fikk de med?

- Vi ønsket å ha med ledelsen fra starten og møtte opp i et direktørmøte, ikke for å få aksept for adhackathon, men for å få lov til å bruke tid til å lage et forslag til opplegg. I møte med direktørene presenterte vi at vi så for oss at vi kunne invitere 60 ansatte i to dager på hotell for at de skulle jobbe selvstendig i grupper for å løse problemer som gikk på tvers av divisjonslinjer. Vi forklarte at vi så for oss en innledning på mellom en halvtime og tre kvarter, før de jobbet selvstendig resten av dagen. Da kom spørsmålene – hva koster det og hva mener dere vi får ut av dette? Vi svarte at vi ønsket å finne løsninger på problemer som gikk på tvers av divisjoner, men at om vi fikk en god ide, skulle vi være fornøyd. Selv om de var skeptiske, ønsket de at vi jobbet videre med ideen og viste tillit til at vi kunne få noe ut av det.

- HR presenterer ofte nye ting, så å ha med oss Kristoffer fra kontrolldivisjonen var smart. Han har deltatt i mange prosjekter tidligere og har en intern cv med å få spreke ideer til å bli noe håndfast, dette hjalp nok mye med å få innsalg. Han har tillit ovenfor direktørene og får gjerne en sjanse. I tillegg er det viktig at HR samarbeider med fagmiljø/ forretning sier Marianne.

- Det er kanskje ikke så viktig at det var akkurat meg, men om HR gjør noe alene, kan det fort få et HR-stempel. Folk kan fort tenke at nå skal HR teste ut den nye trenden, skyter Kristoffer inn.

Hva var suksessfaktorene?

- Den største utfordringen var å skape tillit til at dette kunne bli noe av. Vi hadde deltatt på et hackathon hvor Håvard Berntzen fra HR Norge var fasilitator, og spurte om han kunne bistå. Noe han kunne. Det hjalp veldig å ha med Håvard som hadde kompetanse med å fasilitere liknende arrangementer. Ledelsen fikk troen på at dette kunne bli bra fordi vi hadde hentet inn en med kompetanse på hackathon som hadde gjort dette før. Jeg tror det å hente inn ekstern kompetanse var en suksessfaktor for oss. En annen suksessfaktor var at vi tidlig presenterte ideen for lederne slik at de fikk god tid til å modnes før vi presenterte hele adhackathon planen. Vi bruke tid underveis på å oppdatere direktørene, dette var viktig for å få godkjenning for gjennomføringen. Det var viktig for oss med god forankring.

- Vi måtte få med de rette folkene og ha gode problemstillinger slik at vi kunne dra nytte av kjernekompetansen deres. I tillegg var det viktig å ha en med folk som har beslutningsmyndighet slik at vi kunne ta i bruk tiltakene vi kom frem til. Deltakerne meldte seg selv og deltok frivillig, de var interesserte og kom for å løse problemene. De valgte selv problemstillinger der de mente de kunne bidra, deltakerne var alt fra nyansatte til de som har vært lenge. Vi satte sammen grupper med god nok spredning til å få bred kompetanse. Spreke tanker og ideer er bra men vi måtte ha strukturerte mennesker som er gode på tidsplan, de måtte være ærlige på hvilken kompetanse de har og hva man ikke har. Manglet vi kompetanse måtte vi ta inn dette utenfra for å gjennomføre, derfor hentet inn Håvard som hadde kompetansen vi manglet på gjennomføring og det virket mer seriøst på både deltakerne og ledelsen, sier Marianne og Kristoffer.

Lærte dere noe av det?

- Vi lærte masse, prosessen var lærerik og gjennomføringen ble en kjempesuksess. Men en tenker vel alltid i etterkant at mye kan gjøre annerledes. En fin ting vi opplevde var at det går an å få til spreke ting i det offentlige. En annen ting var at mange ga positiv tilbakemelding på at de fikk jobbe med mennesker de ikke kjenner og fikk til et godt samarbeid. Dette var god læring for alle og vi kan gjøre det en annen gang. Det har blitt lettere og gå å spørre andre om å bli med å diskutere problemstillinger.

- Vi opplevde et voldsomt engasjement fra alle deltakerne og det var nok en stor gevinst at dette var frivilling. Gruppen ble veldig godt sammensveiset på kort tid. Dette ga bedre uttelling også på sosial nytte enn typiske seminarer hvor vi skal løser virksomhetens problemer og gjøre teambuilding ved å bygge spagettitårn, sier Kristoffer.

- Et hackathon er jo en konkurranse også, vi delte dette inn i tre kategorier, beste samarbeid, beste løsning og beste presentasjon. Deltakerne hadde generalprøve for Kristoffer og Håvard og fikk tilbakemeldinger på mulige forbedringer. Men det aller viktigste som trigget gruppene til å jobbe og strekke seg det lille ekstra, var at forslagene kom til å bli noe av. Gruppene ble trigget av at forslaget til løsning skulle gå til den som eier problemet og kunne bli en reel løsning. Det skulle føles godt å få sette fotavtrykket sitt på en løsning som ble iverksatt, avslutter Marianne og Kristoffer.