Er du ansvarlig for å ta imot nyansatte i din virksomhet?

Vi har kun en sjanse til å gi et godt første inntrykk, og du har blitt utvalgt til å levere dette.

Onboarding av virksomhetens nyansatte er en feles mulighet til å kunne starte på riktig spor – til å bygge kultur, holdning, kunnskap og ferdigheter helt fra starten, og som kan hjelpe virksomheten din å vokse videre.

Onboarding er en strategisk prosess designet for å: 1) Tiltrekke og engasjere nye medarbeidere. 2) Bekrefte den nyansattes avgjørelse om å skifte jobb var riktig. 3) Få den nyansatte fort inn i bedriftens kultur og det sosiale liv. 4) Trene de nyansatte til å bidra på et ønsket nivå så fort som mulig.

Noen sentrale spørsmål å starte med når du skal planlegge en god onboarding prosess:

• Når så skal en formell onboarding prosess starte?
• Hva skal varigheten av onboarding programmet være?
• Hvilken rolle skal HR ha i prosessen?
• Hvilken rolle skal den nyansattes mentor/veileder ha i prosessen?
• Hvilken rolle skal den nyansattes medarbeidere ha i onboarding prosessen?

Onboarding av en ny medarbeider bør være utformet slik at de blir produktive så fort som mulig. For å oppnå dette har den nyansatte, eller en ansatte som går over i en ny rolle i samme organisasjon, behov for mye mer enn en “en-dags” orientering sesjon.

Hva er målet med en god onboarding prosess?

• Bidra til at nyansatte får følelsen av at de passer perfekt inn i sin nye jobb
• Hjelpe de nyansatte å sikte mot bedriftens visjoner og mål
• Gjøre virksomheten i stand til å leve opp til den nyansattes behov for karriereutvikling
• Redusere turnoverintensjon
• Reduserer tiden det tar for den nyansatte og nå et tilfredsstillende produktivitetsnivå
• Redusere rekrutteringskostnader på lengre sikt gjennom redusert uønsket turnover

Hva er så de fem tingene du IKKE bør gjøre?

Virksomheter som ikke har forberedt seg på den nyansattes første dag, har allerede tatt et skritt nærmere å «pushe» den nyansatte ut av virksomheten. Det vil si, de har ikke sørget for at alle papirene til den nyansatte er fylt ut på forhånd, de har ikke gjort klar arbeidsplassen og de har heller ikke gitt tilgang til ulike datasystemer. Så, allerede fra første dag gjør bedriften feil som kan få negative konsekvenser på lengre sikt. De kan for eksempel ha forsterket den nyansattes tvil om den nye jobben er riktig, eller at det resulterer i uønsket turnover før det har gått et år.

Virksomheten har et ansvar for å legge til rette for den nyansattes suksess, og gjør vi ikke det kan det få kostbare konsekvenser.

5 feil du bør unngå:

1. Å være uforberedt!

Du har ikke klargjort de praktiske tingene som arbeidsplass med nødvendig utstyr. Når vi feiler vil forventninger fra medarbeider allerede fra dag en legge grunnlaget for en fremtidig fiasko. Vi etterlater med andre ord et førsteinntrykk om at vi ikke bryr oss.

2. Å være upersonlig!

Det er utrolig krevende å starte i ny jobb, så sørg for at nyansatte føler seg velkommen. Vær vennlig og imøtekommende. Du kan gi dem en reel arbeidsoppgave fra dag en og på den måten få den nyansatte til å føle at han/hun gjør en forskjell allerede første dag.

3. Ingen introduksjon!

La dem bli kjent med sin nærmeste sjef og team, slik at de fort kan bli komfortable i sin nye kultur og arbeidsplass. Det spiller ingen rolle hvor stort firmaet er, du må introdusere den nyansatte for deres nye arbeidsplass og team.

Første dag er nervepirrende nok, så sørg for at den nyansatte føler seg inkludert allerede fra start.

4. Informasjon overload

Selv om vi er voksne betyr det ikke at vi har mulighet til å holde konsentrasjonen og lære oss alt på engang. Sørg for å porsjonere informasjon over tid og ikke forvent at den nyansatte skal huske alt du fortalte første dag.

Du kan også gi dem oppgaver relatert til informasjon slik at de lærer og husker bedre mens de får informasjonen.

5. Ingen velkomst

Sørg for at noen møter dem ved ankomst og tar dem med på en rundtur. Det verste en virksomhet kan gjøre er ikke å ha en ansvarlig person til å ta seg av den nyansatte når han eller hun kommer til sin første arbeidsdag.

Ikke la dem gå «vandrende» rundt og regn med at de skal finne ut av ting på egenhånd.

Trine Landøy har gjort flere ulike prosjekter og utviklet et onboardingprogram for nyansatte, utviklet online onboardingkurs og jobber med digitalisert program via en onboardings app. I tillegg holder hun kurs og foredrag. Tidligere har hun utviklet software for onboarding og har mye erfaring med start-ups og forretningsutvikling.