Agile virksomheter 2024 - et tilbakeblikk fra konferansen

En virksomhets interne og eksterne forhold møtes nå med mindre forutsigbarhet. Det er vanskeligere å planlegge og det er vanskeligere å vite hvordan du får med folka og virksomheten dit du vil. Automatisering og kunstig intelligens endrer behovet for oppgaveløsning fra mennesker.

Dermed endres også behovet for styring og ledelse av kompetanse og bemanning, som igjen fører til kontinuerlig jobbing med organisasjonsdesign.

Mange ser at det er et behov for å utvikle bedre tverrfaglig praksis av metoder som smidig, tjenestedesign og bruken av OKR, Agil, Design Thinking og OKR som rammeverk for målstyring.

Med dette som bakteppe møttes over 100 deltakere fra offentlige og private virksomheter til en litt annerledes konferanse på Scandic Helsfyr i Oslo 30 mai 2024. Min kollega, Helena Kolberg, hadde utviklet et interessant faglig program og konsept for gjennomføring. Kudos til deg, Helena!

Med annerledes mener vi korte foredrag med faglige påfyll innen de ulike emner i plenum og deretter nyttige workshops der deltakerne fikk diskutere og jobbe med kolleger og folk fra andre virksomheter for å komme i gang.

Vi hadde et hårete mål om å dele ny kunnskap innen disse områdene:

  • Nytt blikk på organisasjonsdesign når ny teknologi og automatisering forandrer arbeidshverdagen
  • Hvordan en agil tilnærming er formålstjenlig for å utvikle og ta i bruk AI-løsninger
  • Hvorfor og hvordan OKR (Objectives and Key Results) brukes som det mest populære metoden for vekst, styring og utvikling av moderne virksomheter
  • Hvordan HR kan benytte seg av metoder opprinnelig utviklet for tjenestedesign når man skal forstå behov og utvikle løsninger hvor medarbeidere er i sentrum

Dagen startet opp med professor Nicolay Worren fra NMBU på Ås som snakket om HR sin rolle i automatisering av jobber og arbeidsprosesser.

Innledningsvis tok han oss med på en liten reise i utviklingen av kunstig intelligens og hvor KI tangerer eller overgår menneskelig forståelse, analytiske evne og kreativitet. Vi fikk også vite at KI kan oppleves som mer empatiske.

Bruk av KI kan føre til merkbare forbedringer i en virksomhets økonomi, av og til med nedbemanning som et resultat av innføringer. Det gjør at det kan være krevende å innføre KI på nye områder.

På lengre sikte vil det være konsekvenser for de fleste områder, inkludert områder som krever høyere utdanning. Endringer i etablerte roller vil finne sted, samtidig som nye roller blir innført som dekker deler av de eksiterende, noe som igjen kan føre til en smule forvirring.

En ny utfordring med innføring av KI er at mange av oss fremover vil samarbeid med eller rapportere direkte til en algoritme.

Dette høres spennende og utfordrende ut. Men forskningen viser at når det gjelder motivasjon, blir vi mennesker mest motivert av mennesker.

Worren stilte oss et sentralt spørsmål - «Hvordan skal HR forholde seg til dette?» - og kom med tre forslag;

  • HR bør deltar i indentifiseringen av hvilke arbeidsprosesser som skal automatiseres
  • HR bør bidra til å etablere en effektiv arbeidsdeling mellom mennesker og KI
  • HR bør også forstå og håndtere de organisatoriske konsekvensene av KI

Hans konklusjon var en utfordring til oss om å redefinere hva HR handler om og kanskje endre navn som reflekterer dette – fra Human Resources (HR) til Human and Robot Resources (HRR). For de som allerede bruker «mennesker og organisasjon» kunne dette bli «mennesker, maskiner og organisasjon». Her kan vi la kreativitet slippe løs.

Med Nicolay Worrens innlegg som et bakteppe beveget vi oss videre med Riina Hellström fra Agile HR Community som snakket om smidig tilnærming til kunstig intelligens i HR.

Etter et innledende innblikk i mulighetene i teknologien fikk vi eksempler på bruk av KI både på individ-, HR-, og organisasjonsnivå.

Brukereksemplene på individnivå er ofte knyttet til personlige prestasjoner og effektivitet, idé-generering og kreativitet, analyse, med mer. Mye av bruken i virksomheter i dag er gjerne på individnivå for eksperimentering. Innen HR ser vi allerede løsninger som inkluderer bruk av KI innen HR servicesenter, læringsdesign og innholdskuratering, talentledelse med mer.

På organisasjonsnivå ser vi eksempler innen strategisk bemanningsplanlegging, analyse av forretningsdata med mer. Mulighetene er mange og Riina mente at dette er den største endringen vi har sett innen arbeid, arbeidsstyrke, produktivitet og den menneskelige rollen i jobben siden 1911. Med andre ord dette er en ny æra – og vi er langt fra å være klare til å lede denne endringen som utvikler seg eksponentielt.

Hun gikk derfra til å overbevise oss hvor smidig tenking og tjenestedesign er veien videre.

Denne tilnærming er best i nye situasjoner med usikkerhet, forventet endring og tid til marked er kritisk og hvor verdi i tjenestene eller produktene genereres gradvis via lanseringer.

Avslutningsvis fikk vi med oss noen praktiske tips på veien og hva vi bør starte med nå. Vi må blant annet innse den betydelige innvirkningen KI har på våre jobber, øke kunnskaper og ferdigheter om KI innen HR for å være relevant, kartlegge roller som kan bli erstattet av KI og fryse ansettelser som er i risikosonen, inkludere maskinutførte jobber i bemanningsplaner, etikk og implikasjoner for menneskene på grunn av teknologiutviklingen, transparent kommunikasjon om risiko og muligheter ved KI.

Hvordan kan vi styre smidige virksomheter? Er OKR keiserens nye klær eller svaret på styring? Dette spørsmålet stilte Harald Kjølner, ansvarlig for målstyring i TV2, i sitt innlegg. Harald tok oss gjennom hva målstyring og OKR er.

OKR handler om det som flytter oss som selskap.

OKR og målstyring er en realisering og konkretisering av strategi i hverdagen og en felles måte å formulere hva vi skal lykkes med og hva som henger sammen på tvers. Denne tilnærmingen gir godt samarbeid, prioritering av færre ting, muliggjør raskere tilpasninger og skaper engasjement blant ansatte.

Kjølner tok oss deretter i detalj gjennom prosessen for utvikling av mål, nøkkelresultater og tiltak. Han trakk også frem de viktigste forskjeller mellom OKR og nøkkelindikatorer. Nøkkelindikatorer sier mye om kjernedrift mens OKR er mer hensiktsmessig i nyutvikling.

Avslutningsvis ga han oss noen godt tips med på veien; gjør OKR til en del av hverdagen, stol på prosessen – det tar tid til å bli god. Fokuser – det er viktigere med ett mål enn fem vi ikke får gjort og gjort er bedre enn perfekt.

Sist ut blant innlederne var Mona Halland som er teamcoach og tjenstedesigner i NAV. Sentralt i hennes innlegg – HR + tjenestedesign = Sant - er fokuset på mennesker og hvordan de opplever de tjenester de blir utsatt for. Ved for eksempel rekruttering, skal vi finne beste folkene og gi et godt førsteinntrykk, beholde og utvikle mennesker gjennom innovasjon og raske endringer samt utvikle en rekke tjenester og produkter innen HR.

Hun tok for seg arbeidsprinsippene for tjenestedesign; Menneskene først, kommunisere visuelt og inkluderende, samarbeide og skape sammen, iterere, iterere, iterere..

Metodene for å få dette til er tilgjengelige og for å lykkes gjelder det å begynne i det små, snakke med folk, tjenester, prosesser og eksperimentering.

Etter lunsj gjennomføre de fire foredragsholderne to 90-minutters workshops hvor vi som deltakere hadde anledning til å delta på to temaer. Hensikten med disse workshopene var å dykke mer detaljert ned i de ulike emnene, diskutere og praktisere modeller og verktøy som ble introdusert i løper av formiddagen.