Tips en venn

Av Jan H. E. Wiese

Man fokuserer mer og mer på gode lederteam og prosjektarbeid på tvers. I en verden som blir mer kompleks, er det behov for flere hoder som kan tenker mer mangfoldig. Et annet trekk som sies å dominere, er individualisering. Mer press på den enkelte fører til dårligere psykososialt arbeidsmiljø, noe man søker å motvirke gjennom mer nærvær og felleskap på jobben. Forsøk viser også at grupper på 3-5 personer kan løse logiske problemer langt raskere enn det beste enkeltindividet blant dem.

Faglitteratur, tidskrifter og aviser gir ofte inntrykk av at det står dårlig til. Ukeavisen Ledelse skrev for eksempel under overskriften "Drepende møters syv dødsynder" at "møter er den mest universelle - og den mest avskydde delen av forretningslivet". Boken"The Hamster Revolution for meetings" (2009) begynner slik: "43 prosent - det er omfanget av tid de yrkesaktive sier at de kaster bort i møter". I 2007 hadde Dagens Næringsliv et flere siders oppslag med tittelen: "Feighetens pris - Norske ledere holder dårlige møter av frykt for konflikter". Mer nøkternt sies det ofte at konsensus er hovedproblemet i vår del av verden. Enighet for en hver pris, ødelegger møtene. Men er det en myte at møtene er så dårlige?

Uten å gjøre krav på å være helt ekte "myth busters", foretok HR Norge en spørreundersøkelse blant deltakere på høstens kurs i strategisk kompetansestyring. 14 personer ga sine vurderinger av påstander knyttet til organisasjonskultur og møteledelse, om spesifikke utfordringer og om synet på effektivitet og nytteverdi. Er det stor misnøye med møtene rundt om, går det mye tid vekk, er møteledelsen ok, eller er det andre ting som peker seg negativt seg ut? Ambisjonen var ikke en grundig vitenskapelig undersøkelse, men likevel noe som kunne være omfattende nok og gi et bilde fra dagens virkelighet i norske bedrifter.

Vurderingene av de 25 ulike påstandene forteller oss at formaliteter som tidsrammer og dagsorden er i orden, møtene holder en god saklig form og er tilstrekkelig godt forberedt. Møtene er kreative, gir kompetanseutvikling og blir stort sett vurdert som nyttige for den enkelte. Man tror på effekten av møter og støtter påstanden "Vi oppnår mer gjennom å møtes enn å arbeide hver for oss".

På den annen side ser vi at møter ikke blir evaluert i særlig grad. Det indikerer sannsynligvis at man ikke arbeider med utvikling og forbedringer. Også påstandene "Det er et problem at enkelte tar for mye taletid" og "Noen sporer alltid av med digresjoner" får høy oppslutning. Årsaken kunne være at "Sosiale eller psykologiske behov ødelegger møtene", men dette blir ikke bekreftet i undersøkelsen. Noe annet må ligge bak. Vi tror det er vurderingen av normer og møteledelse som svikter.

På den ene siden vurderer de fleste at møteledelsen er tilstrekkelig god, på den andre siden synes man at det er for mange individuelle digresjoner og misbruk av taletid. Spørsmålet er om en møteleder skal ha ansvar for å regulere den enkeltes taletid. I tilfeller som dette, når normer for selvreguleringen svikter, antar vi at svaret er ja. En møteleder skal bidra til effektivitet og trivsel gjennom å stoppe unødvendig prat.
Dagens Næringsliv hevdet at "Norske ledere holder dårlige møter av frykt for konflikter". Vår undersøkelse kan tyde på det samme. Man stopper ikke digresjonene fordi det kan ødelegge stemningen. God møtekultur innholder normer som pålegger selvkontroll og som ivaretar klimaet i en gruppe, men når dette ikke er tilstrekkelig må møteleder på banen. Vår undersøkelse bekrefter indirekte at møtelederne kan være enda bedre i stand til å sette rammer, si fra og fastholde spilleregler.

Spørreskjema og resultat for undersøkelsen kan lastes ned fra www.hrnorge.no.
HR Norge arrangerer medlemsmøte 3. desember hvor vi setter møteledelse og fasilitering i fokus.

Les også artikkelen: Enda en ny internasjonal bransjestandard?

Se spørreundersøkelsen om møter og fasilitering