Tips en venn

Av Trude Sæle

 

De fleste medarbeidere starter i ny jobb med stor entusiasme og motivasjon, men for 85 prosent av virksomhetene har medarbeidernes motivasjon falt drastisk etter de første seks månedene og fortsetter bare å dale deretter, skriver Harvard Business School sitt nyhetsbrev for oktober.

 

Dette viser en undersøkelse gjort av David Sirota, Louis A. Mischkind og Michael Irwin Meltzer, som også er forfatterne bak boken ”The Enthusiastic Employee”. Undersøkelsen som innbefatter 52 virksomheter viser at ledere starter med feil tanke når de skal motivere sine ansatte. Utgangspunktet bør heller være at medarbeiderne allerede er motiverte når de starter i ny jobb, lederens jobb er derfor å sørge for at de ikke blir demotiverte.

 

Dette gjør man best ved at virksomhetens politikk og den enkelte leders hverdagsprosedyrer hjelper medarbeideren å oppfylle tre primære jobb-behov:

• Behovet for prestasjon: Medarbeiderne ønsker å være stolte av sitt arbeid, sine resultater og sin arbeidsgiver
• Behovet for rettferdighet: Medarbeiderne skal respekteres og behandles rettferdig i forhold til lønn, personalgoder og jobbsikkerhet.
• Behovet for vennskap og samhold: Medarbeiderne ønsker å ha et utbytterikt og støttende forhold til kollegaer.

Forfatterne David Sirota, Louis A. Mischkind og Michael Irwin Meltzer gir åtte tips for å videreutvikle medarbeidernes entusiasme i jobben.

 

Behovet for prestasjon

1. Etabler et inspirerende mål og formål

En viktig forutsetning for medarbeidernes entusiasme er et klart, troverdig og inspirerende virksomhetsmål. Medarbeiderne trenger en grunn, ut over det rent økonomiske, til at virksomheten eksisterer og at de skal jobbe der. Å formulere et formål og kommunisere det ovenfor medarbeideren er også viktig. Kan lagermedarbeidernes leder forklare medarbeidernes formål f.eks. ved å legge vekt på hvor avgjørende det er for hele virksomheten at lageret styres ordentlig, er nok det bedre enn bare å si at formålet deres er at lageret holdes à jour.

 

2. Gi anerkjennelse

Medarbeidere verdsetter komplimenter og synes det er frustrerende når sjefen ikke takker dem for godt utført arbeid, men er rask til å gi kritikk. Å få ros for sine prestasjoner er et grunnleggende mennesklig behov. Medarbeideren blir ikke makelig anlagt av å få ros.  Forskning viser tvert imot at ros styrker prestasjoner og er med på å sikre framtidige gode prestasjoner. Nesten to tredjedel av medarbeiderne oppgir at ledelsen er mer tilbøyelig til å kritisere dem for dårlige resultater enn til å rose dem for godt utført arbeid.

Slik kan du gi anerkjennelse: Et skulderkapp, si ”flott klarert”, spandere en middag for to, sende en beskjed om medarbeiderens innsats til seniorledelsen, gi litt fleksibilitet i arbeidstiden, en betalt fridag eller en blomst på skrivebordet.

3. Hjelp dine medarbeidere å lykkes

Å legge seg til en kommando- og kontrollstil er en sikker måte å demotivere sine medarbeidere på. Spør medarbeiderne selv hva som er viktigst for at de skal kunne utføre sitt arbeid mer effektivt? Medarbeiderens observasjoner kan ofte være til god hjelp når det gjelder å slå fast hvordan prestasjonsproblemer kan håndteres best mulig. Det er leders oppgave å gjøre medarbeideren i stand til å gjøre sine oppgaver. Hvis du av en eller annen grunn ikke kan ta hånd om et bestemt behov eller en anmodning, så vær åpen rundt det og fortell medarbeideren at du arbeider med å løse oppgaven. Det bygger tillit.

 

4.Gi tilbakemelding

La medarbeidere som presterer bra få vite det. Det er lettere å akseptere feedback hvis man vet at sjefen i det store og det hele er fornøyd med det man gjør. Gi prestasjonsfeedback så tidsmessig tett på som mulig. Kommentarer om ønskede forbedringer skal være spesifikke, faktaorienterte, saklige og rettet mot prestasjonen framfor medarbeideren personlig.

Sørg for å holde tilbakemeldingene relevant i forhold til medarbeiderens rolle. Du må ikke la kommentarene gli over i noe som ikke har direkte forbindelse med de faktiske oppgavene. Husk at grunnen til at du gir tilbakemelding er at du vil forbedre prestasjonene, og fokuser på hva som faktisk kan la seg gjøre uten å kreve det umulige. Følg opp med ros av forbedrede prestasjoner eller forsøk på å rette på tingene.

 

Behovet for rettferdighet

5. Sørg for god kommunikasjon

Medarbeidernes frustrasjon over mangel på kommunikasjon er et av de mest negative resultater vi ser uttrykt i medarbeiderundersøkelser. Ledelsen bør sette sparsomme begrensinger for informasjonsflyten og ikke tilbakeholde informasjon som kan være av interesse for medarbeiderne. Full og åpen kommunikasjon hjelper ikke bare medarbeidere med å utføre arbeidet sitt men er også et sterkt tegn på respekt. Mange medarbeidere har sterk skeptisk ovenfor ledelsens motiver og vil fort gjennomskue spinn. Styrk budskapet ved å kommunisere mange ganger i ulike kanaler.

 

6. Bruk hard hånd når noen ikke gidder

De fleste medarbeidere vil gjerne arbeide og er stolte av det de lager, men ca. fem prosent er likegyldige. Den eneste måten å håndtere slike medarbeidere på er å bruke hard hånd, ev. sparke vedkommende. Det hever moralen og prestasjonen blant øvrige medarbeidere, når de ser at en hindring for egne prestasjoner blir fjernet.

 

Behovet for vennskap og samhold

7. Frem samarbeid

Forskning viser igjen og igjen at grupper er bedre på å løse problemer enn enkeltpersoner. Utover dette motiveres de fleste medarbeidere av å samarbeide.

Når det er mulig bør en leder organisere medarbeiderne i selvstyrende grupper som har myndighet over ting som f.eks. kvalitetskontroll, planlegging og valg av arbeidsmetoder. Din oppgave ligger i å formidle gruppens mål og forventede resultat. Å skape grupper har like mye å gjøre med samhold som med kjernekompetanser. En leder bør nøye vurdere hvem som samarbeider best med hvem og samtidig skape mulighet for tverrfaglig tilnærming og variasjon i ideer og metoder.

 

Sett det hele sammen

8. Lytt og involver

Det finnes ikke en mer motiverende taktikk, enn å gi kompetente folk lov til å utføre sitt arbeid på den måten de selv mener det bør utføres.

Medarbeideren utgjør selv en rik informasjonskilde til hvordan en jobb kan og bør utføres bedre. Dette er gjentatte ganger demonstrert i praksis med alle typer medarbeidere, fra de som utfører rutineoppgaver på timelønn til høyt kompetente profesjonelle.

Ledere som anvender en medvirkende stil, og viser interesse for medarbeidernes ideer, høster enorme fordeler når det gjelder effektivitet og arbeidskvalitet. Sørg for å ha løpende direkte samtaler med personer og grupper om hva som kan gjøres for å forbedre effektiviteten. Når grensene for en oppgave først er definert, gir en medvirkende leder medarbeiderne frie tøyler til å forta endringer av egne mål i krav av viten og erfaring.

 

Kilde:

• http://www.business.dk/article/20081001/nyhedsmagasin/80925095/