Slik blir du mer produktiv

Av Trude Sæle

I undersøkelser gjort av People Management oppgir HR-folk at de i inntil to arbeidstimer hver dag ikke er like produktive som de ønsker å være. De fleste av oss ønsker å være mer produktive. Problemet er bare at  den vanlige løsningen som består i å bruke flere og flere timer på jobben hver dag, har lett for å få en uønsket effekt. Jobber man for mye tappes energien over tid og man ender opp med å bli utslitt, demotivert og syk.

I følge flere undersøkelser er det en klar sammenheng mellom det å ha høyt energinivå og være produktiv. Det finnes tre typer energier i oss mennesker – fysisk, emosjonell og mental energi. Når en person opplever lav produktivitet, kan det være fordi det finnes en energilekkasje på en av disse feltene. Problemet kan også være at man ikke er klar over sammenhengen mellom produktivitet og egen energi og derfor ikke er bevisst jobben som må gjøres for å opprettholde et samlet godt energinivå.

People Management lover at du kan heve din egen energi og bli mer produktiv gjennom følgende justeringer:

Tips for å heve den mentale energien

• Fokuser. Vi vet at e-post og møter er de største produktivitetsslukene i en arbeidsdag. Et godt tips for å håndtere e-post er derfor bare å sjekke den to ganger om dagen. Hvis du synes dette blir for sjelden kan du sjekke e-posten en gang i timen, og sørge for å ha e-postvarslingen avskrudd mens du gjør andre oppgaver. Gjør du kompliserte oppgaver som krever mye tid og konsentrasjon, kan det være greit å gjøre disse et sted hvor du ikke blir forstyrret av e-poster eller konstante telefoner.
  
  
• Prioriter. Livet er en lang rekkefølge av valg. Kunsten er å velge riktig.  Livet handler altså ikke om å økonomisere tiden man har, men om å prioritere og gjøre de riktige tingene. Gode prioriteringer handler om å gjøre de viktige og presserende jobbene først. En metode som kan være fin å bruke på kontoret kan være å legge oppgavene i A, B og C bunker. Start arbeidsdagene med å fokusere på A oppgavene – det er de som er viktigst og haster mest. Arbeidsmetoden vil ha stor betydning for prestasjonene dine.

Tips for å heve den fysiske energien

• Hold møtene korte. I følge "Journal of Physiology" har møter som tar timevis en negativ effekt på vårt kroppslige energinivå og senker dermed produktiviteten. Møter bør derfor aldri vare lenger enn 1,5 time maks 2 timer. Forbered en agenda til møtet og hold den.
  
  
• Få søvn, mosjon og ta regelmessige pauser. Enkle endringer i måten du behandler kroppen på kan øke produktiviteten din. Du forsterker din fysiske energi ved å få nok søvn, mosjon og ved å ta regelmessige pauser. People Management har gjort undersøkelser som viser at 52 prosent bare av og til får "en god natts søvn", men at med bare tre timers søvn presterer du allikevel bedre enn en som har drukket syv halvlitere. Første steg når det gjelder å øke din kroppslige energi er altså å få god søvn.
  
  
• Spis riktig og regelmessig. Folk som spiser forkost og lunsj vil mindre sannsynlig sette til side oppgaver, kaste bort tid på e-poster, bli lett distrahert eller streve med store arbeidsmengder. Å oppsøke en ernærings- eller helseekspert kan være et godt sted å starte hvis du ofte føler deg trett og sliten. HR bør sørge for at det finnes sunne matalternativer å få tak i for de ansatte i kantinen eller på automater.

Tips for å heve den emosjonelle energien

• Fyr opp under positive følelser. To tredjedeler av alle HR-medarbeidere mener at anerkjennelse gjør dem mer produktive. Kanskje er du redd for å bli oppfattet feil hvis du skryter av eller oppmuntrer andre? Hold ikke ros, oppmuntring eller skryt tilbake. Akkurat på samme måte som en maratonløper kan føle at heiaropene fra mengden er det som hjelper ham å ta neste steg, kan et enkelt takk og en oppmuntring ha samme effekt på en hardt arbeidende kollega.
  
  
• Uskadeliggjør negative følelser. Ditt emosjonelle energinivå kan heves ved å ikke oppmuntre negative følelser som stress, irritasjon og utålmodighet. Ved å ta i bruk øvelser for å puste dypt nede fra magen kan du dempe stress. Sett deg ned i stolen din og kjenn på hvordan enden berører setet tungt, merker du hvordan du begynner å puste dypt og skuldrene senker seg? Ta deretter fram igjen situasjonen som gjorde deg opprørt og forsøk å se den fra forskjellige perspektiv og vinkler. Prøv å se situasjonen gjennom motpartens briller og spør: ”Hva ville den andre personen i denne konflikten kanskje si, og hvordan kan han/hun ha rett”? Prøv deretter å se situasjonen gjennom en kikkert og spør: ”Hvordan er det sannsynlig at jeg vil se på denne situasjonen om seks måneder?”. Se til sist bredt på det og spør: ”Hvordan kan jeg vokse og lære av denne situasjonen?”