Å gi en vanskelig beskjed

Av Trude Sæle

 

Kanskje krever nedgangstider at du må gi oppsigelser? Eller kanskje er det en annen uønsket beskjed du skal levere til en medarbeider? Som at vedkommende ikke får den ønskede forfremmelsen, blir fratatt privilegier som firmabil eller eget kontor, tas av et prosjekt, får avslag på en søknad om kurs eller videreutdannelse eller at medarbeideren ikke har levd opp til en tidligere inngått avtale og nå får en formell advarsel.

En vanskelig samtale kan også dreie seg om saker som sexsjikane, mobbing eller andre samarbeidsproblemer som uvennskap eller fiendtlighet i relasjoner mellom to eller flere mennesker. Målet for sistnevnte samtaler bli å gjenopprette et sunt samarbeidsmiljø, noe som ofte krever megling.

 

- Skal du gi en vanskelig beskjed er målet med samtalen at du som leder klart og tydelig får overbrakt et budskap til medarbeideren, sier Erlend Slokvik i HR Norge og mener at dialog i slike situasjoner vil være formålstjenlig. Men han påpeker samtidig at målet for dialogen er å gi bakgrunnen for beslutningen, ikke å endre på den.

 

I følge Slokvik finnes det en rekke fallgruver som bør passes på når man skal ha en såkalt vanskelig samtale. Her er de viktigste:

• Utsettelse av en avgjørelse kan skape usikkerhet hos medarbeiderne noe som legger beslag på mange ressurser.
• Dårlige forberedelser fra leder kan medføre at en ikke klarer å underbygge sin beslutning godt nok.
• Manglende avklaring av sine egne følelser. Vær forberedt på hvordan du vil reagere på
  medarbeiderens reaksjon.
• Leder bruker for lite tid til å begrunne sin/virksomhetens beslutning og for å få
  medarbeideren til å akseptere den.
• Det bør også være tid slik at medarbeideren kan gi sin opplevelse av saken, men det må ikke oppstå forhåpning om at beslutningen kan endres.

Dette bør lederen forberede/tenke gjennom før samtalen:

• Når en samler inn fakta setter en også opp bakgrunnen for beslutningen, slik at en er klar til å møte eventuell motstand.
• Hva er bakgrunnen? Hva har en vurdert? Hvem har vært med på beslutningen? Dette er spørsmål som leder må kunne svare på.
• Jo vanskeligere beskjeden er å gi, dess viktigere er det å ha klart for seg hva en skal si.
• Skriv det ned og test det gjerne med en kollega eller venn. Det er viktig å uttrykke seg klart og bestemt. 

Viktige punkter ved formidlingen av beskjeden er:

• Sørg for et rolig og uforstyrret lokale
• Sett av nok tid
• Gå rett på sak
• Gjør selve formidlingen kort og presis
• Tal tydelig og ha god øyekontakt
• Avvent medarbeiderens reaksjon
• Ikke glatt ut noe, det kan forvirre innholdet i budskapet
• Snakk om reaksjoner og konsekvenser for han/hun
• Sjekk om noe kan gjøres for vedkommende for å lette konsekvensene av beslutningen

 - Til slutt må man forsikre seg om at medarbeideren har oppfattet beskjeden slik som man har ment det, sier Slokvik og anbefaler at man ber medarbeideren gjenta det som er sagt. Er det relevant må man også ta opp hvordan man som leder skal informere kollegaene.
- Ved eventuelle kraftige følelsesmessige reaksjoner, sørg for at vedkommende får hjelp. Vis forståelse for reaksjonen og understrek at samtalen er fortrolig, sier Slokvik.