Ta kontroll over e-posten

E-post er en voksende kilde til stress og frustrasjon på jobben. I stedet for å være det effektive verktøyet vi alle trenger, hender det at e-post forstyrrer vår effektivitet.

Hvordan kan du ta tilbake kontrollen og la e-posten jobbe for deg, heller enn at du stadig jobber med e-posten? Lær deg kunsten å temme din egen e-post aktivitet og hjelpe dine ansatte med å gjøre det sammen.

Bestem når du skal sjekke e-post
Stresset og ineffektiviteten det skaper å respondere for hver ny e-post som kommer burde være åpenbar. For noen kan det å sjekke e-post kontinuerlig nesten bli en avhengighet. Ny e-postvarselet burde heller skrus av og e-posten sjekkes på det tidspunkt som brukeren selv bestemmer. For noen er det å sjekke e-post en eller to ganger om dagen tilstrekkelig, andre bør kanskje sjekke annenhver time. Anbefal alle å sjekke e-post periodisk heller en kontinuerlig.
Slette, behandle eller utsette?
- Slett alt som er irrelevant, overflødig eller simpelthen søppel.
- Behandl e-post som bare trenger et raskt svar eller lagre det i den rette e-post mappen.
- Utsett svar eller reaksjoner hvis det vil ta tid eller krever undersøkelser.
- Lag en "oppgaver" mappe og flytt e-post til denne så du kan finne den lett og åpne den senere.
Bruk vedlegg, bare hvis nødvendig
Ansatte som jobber i et felles nettverk bør heller bruke hyperlinker til dokumenter enn å legge dem ved som vedlegg. Dette både reduserer størrelsen på e-posten og sikrer mottaker den mest oppdaterte versjonen av dokumentet.
Bruk "regler" (regelveiviser) og "forkortelser"
De fleste e-postprogrammer har funksjoner som automatisk flytter innkommende e-post, (sotert etter sender eller emne), til en passende mappe. ”Spam” eller ”Junk-mail” som kommer kan også bli permanent slettet gjennom å opprette en slik "regel". Det er dessuten lurt og innføre interne "forkortelser". Disse kan brukes til å merke e-post, slik at den som mottar kan vite om det bare er informasjon eller om det for eksempel krever umiddelbar handling.
Tren personalet i god praksis
Det er lett å anta at alle vet hvordan man skal bruke e-post, og det finnes kanskje intet opplæringshefte til nye ansatte. Du må forsikre deg om at folk vet hvordan de skal opprette nye mapper, slik at de kan organisere e-posten sin systematisk. E-post og elektroniske kalendere eller "oppgaver" bør være integrert slik at de er lagret med avtalepåminneren. Bestem hvem som er ansvarlig for e-post trening – HR, IT-funksjonen eller begge? Husk også at det er mer kostnadseffektivt å ha interne datakurs for 12-20 personer enn å sende dem på eksterne kurs.
Bidra med løpende støtte
Innledende opplæring er bra, men legg også til rette for oppfølging og løpende støtte. Dette kan gjøres både gjennom interne oppfriskningskurs på 30 minutter og gjennom å bidra med støtte ved arbeidspulten. Heller enn å være avhengig av HR eller IT-folk, kan man identifisere superbrukere for hvert team og tilrettelegge for kollegastøtte. Du finner kanskje ut at enkelte team har lagt seg till noen gode vaner for å behandle sin e-post. Få disse til å dele sin kunnskap og linjelederne til å støtte dem i denne rollen.
Etabler en e-postprotokoll
Det kan være lurt å utvikle retningslinjer for når man skal bruke e-post. Inkluder gjerne i retningslinjene hvem som skal ha kopi av e-post og hvordan disse skal velges. Noen ganger er telefonsamtaler eller en ansikt-til-ansikt samtale mer passende. Tenk bare på hvor lett e-poster kan missforstås eller lede til en kjedereaksjon av e-poster. Retningslinjene bør ikke være lange, det holder med et dobbeltsidig A5 format som inneholder punkter og praktiske råd så vel som kulturpolitiske antydninger.
Begrens gruppe e-post
Mange e-postbokser blir oversvømt av til-alle-ansatte e-poster. En ukentlig e-bulletin som samler så mye som mulig av nødvendig informasjon er ikke så vanskelig som det kanskje virker. E-bulletinen kan også legges på intranett. Ved bruk av til-alle-ansatte e-poster husk å bruke valget for sletting ved utløpsdato. På denne måten kan e-posten bli slettet før den noen gang er sett av ansatte som for eksempel er borte. De slipper da frustrasjonene med å pløye seg gjennom og slette overflødig e-post.
Gjør arkivering mulig
En kilde til e-poststress er frykten for å gå glipp av viktige beskjeder. Noen tar vare på alt, bare i tilfelle. Dette betyr en stor innboks med masse separate mapper. Sjekk om brukere vet hvordan de skal arkivere sin e-post i organiserte mapper i kronologisk rekkefølge. Hvis noen vagt husker at de fikk en e-post i mai forrige år, så kan de f.eks åpne mai arkivet og raskere finne fram e-posten. Arkivering reduserer dessuten belastningen på nettverket og risikoen for at innboksen ikke kan ta inn flere e-poster.