Hvordan lede de som jobber perifert

Her er ti spørsmål og svar som kan gi tips til hvordan du som leder kan løse disse utfordringene.

1. I hvilken ende skal vi begynne?
Sett opp en tydelig målplan som du og din medarbeider er enige om. Det skal fremgå mål for arbeidet, hva du forventer deg og hvilke krav du stiller.
Å ha medarbeidere som fjernarbeider setter ditt lederskap under lupen. Du må være tydelig ovenfor medarbeideren om hva du mener den skal utrette, hvordan dere skal avstemme arbeidet og gi tilbakemeldinger. Ellers kan leveransen bli feil eller utebli og ved å gjøre dette slipper du å lure på hvor medarbeideren har tatt veien eller hva de holder på med. Du unngår også at medarbeideren føler seg ensom og overgitt til seg selv og dermed gjør en dårligere jobb.
Problemer kan løses med tydelig og skriftlig informasjon.
Sørg for at den ansatte har nødvendig utstyr som telefon og PC med mulighet for oppkobling mot bedriftens nett.

2. Hva er den største fallgruven?
De aller fleste problemer i en bedrift oppstår på grunn av for dårlig informasjon. Det er viktig at alle får nødvendig informasjon, både de på kontoret og de som jobber perifert. Derfor bør informasjon spres skriftlig, for eksempel via e-post, SMS eller nyhetsbrev så alle vet hva som gjelder.

3. Hva må sjefen gjøre?

Planlegge bedre, send ut materiell til møter i god tid. Telefonmøter og elektroniske møter krever mer av deltakeren enn om man sitter i samme rom. Send med all dokumentasjon som trengs i møteinnkallingen. Du må helt enkelt gi forutsetninger for at arbeidet skal flyte smidig og lykkes.

4. Hvordan drodle med ideer?
Enkelte sjefer er negative til at medarbeiderne jobber hjemmefra. De sier ofte at de savner den spontane muligheten for å lufte ideer, og den nærkontakten man har når man sitter sammen. Dette kan til dels løses ved hjelp av teknikiske hjelpemidler. Via mobil, e-post, chatte programmer og SMS kan vi raskt komme i kontakt med hverandre.
Telefonmøter, videomøter og elektroniske møter via PC er også gode kanaler for å kommunisere med de som jobber perifert.

5. Hva kreves av medarbeideren?
Bli enige om en tydelig og regelmessig struktur for hvordan dere skal kommunisere og planlegg hvor ofte og hvordan dere skal ha møter. Du som sjef skal ikke ha masse besvær med at dine medarbeidere skal ha mulighet til å jobbe hjemmefra. Legg stort ansvar på medarbeideren og fortell han/henne at hun/han må kommunisere med deg og si ifra i tide hvis det oppstår problemer. Avtal møter med hverandre og gjør det klart hvor og hvordan dere skal prate sammen. Har du vært tydelig nok i din kommunikasjon vil det å jobbe hjemmefra i prinsippet flyte av seg selv. Du kan til og med oppdage at din medarbeider får gjort mer enn du forventet og at arbeidet blir ekstra godt utført.

6. Hva gjør man hvis kontakten ikke fungerer?
Vokt deg for å tro at medarbeideren er tankeleser. Dere har kanskje ikke avtalt hvordan dere skal kommunisere og du blir irritert over at du ikke hører noe fra medarbeideren om hvordan det går.
En løsning på dette kan være å ha felles mapper på PC’en som dere begge har tilgang til. Du kan også sørge for at medarbeideren har nødvendig tilgang til chat, e-post og telefon så dere lett kan ha kontakt når noe dukker opp i løpet av arbeidsdagen.

7. Hvor ofte skal man prate sammen?
Ha regelmessig oppfølging når du avstemmer hvordan det går med en leveranse eller et prosjekt. En av fallgruvene når du har medarbeidere som jobber distansert er at du vil kontrollere dem. Du ringer tidlig på morningen og sent på ettermiddagen for å sjekke om medarbeideren jobber. Løsningen på dette er at du i stedet må være tydelig på hva du forventer i forhold til mål og leveranser og følge opp dette. Du må stole på medarbeideren i alle fall til det motsatte er bevist. Oppfølgingen viser hvordan det går.

8. Hva gjør man om dette sporer av?
Hvis det å jobbe distansert ikke fungerer bør det avbrytes.
Ikke alle klarer å jobbe med frihet under ansvar. En medarbeider som etter en innkjøringsperiode fremdeles gir deg masse ekstraarbeid bør kanskje ikke jobbe distansert.

9. Hvordan kompenserer man for korridorpraten?
En innvending mot distansearbeid er at man mister det sosiale på arbeidsplassen. For de som sjelden er innom kontoret kan det være lurt å planlegge tid for sosial omgang.

10. Hvordan vet man at medarbeideren har det bra?
Møt medarbeideren og lytt til hvordan han eller hun har det. Det er viktig å ikke glemme å sjekke hvordan det står til med medarbeideren. For de som jobber mye borte kreves det nærhets på avstand, ta en telefon eller send en e-post bare for å sjekke hvordan det står til og vise at du bryr deg.

Kilde: Bladet Chef