Delegering – et lederverktøy

Deleger når du har mer arbeid enn du klarer å få unna samtidig som du skal fungere som leder. Når du ønsker å utvikle dine medarbeidere og når du har medarbeidere som har mer kompetanse på ett område enn du selv har.

Ta et skritt om gangen
Selv om du har du vært leder lenge kan delegering være vanskelig. Er du usikker på om medarbeideren klarer oppgavene må du begynne i det små. Før du begynner å delegere må du tenke igjennom hva som er ditt eget ansvarsområde og hva du kan delegere innfor dette. Ikke deleger de kjedelige oppgavene og behold de morsomme selv, da kan medarbeiderne miste arbeidslysten. Lytt til medarbeiderne så du vet hvor mye du kan overlate til de uten at de mister gnisten. For å lykkes må du gi deg selv og dine medarbeidere tid til å komme i gang. Bruker du litt tid på å gi ekstra støtte i starten vil du få igjen for dette senere da personen vil bli mer selvgående.

Tenk over følgende punkter før du begynner å delegere:
- Hvilken arbeidsoppgave skal jeg delegere?
- Hva er målet med oppgaven?
- Hvilken kompetanse kreves det av den jeg skal delegere til?

Gjennomtenkt delegering bygger på at man er godt foreberedt og kjenner sine medarbeideres kompetanse. Snakk med de ansatte og få en oversikt over hvem som kan hva. Hjelp de ansatte til å jobbe effektivt ved å lage lister over hvilke oppgaver de skal gjøre og oppgaver de ikke skal gjøre.
Lag en tydelig struktur for din enhet. Del opp i gjennomtenkte og tydelige ansvarsområder, dette tar tid men det lønner seg på sikt. Avtal oppgaver og mål med hver enkelt medarbeider for hvert ansvarsområde og lag utviklingsmål sammen. Pass på at ingen tar på seg for mye, det er din oppgave som sjef og holde igjen og fortelle hva som er viktig. Til slutt må alle i enheten informeres om strukturen og om hvem som har ansvar for hva. Gjennom dette kan du klare å holde motivasjonen oppe hos medarbeiderne, få de til å føle seg verdifulle i stedet for nedlesset av arbeid.

Spilleregler
For å utføre en arbeidsoppgave eller gjennomføre et prosjekt trengs spilleregler.

De kan deles inn i tre nivåer:

1. Myndighet til å komme med anbefalinger
Be medarbeideren undersøke alternativer og foreslår den beste løsningen for deg. Benytt dette når du trenger input for å ta en avgjørelse.
2. Myndighet til å ta beslutninger
Medarbeideren gjør undersøkelser og velger det beste handlingsalternativet og redegjør for deg hvorfor dette er det beste alternativet.
Bruk dette nivået når du vil at en medarbeider informerer deg i forkant av en handling.
3. Myndighet til å handle
Medarbeideren får full beslutningsrett innen prosjektets rammer og behov. Bruk dette nivået når du er sikker på at personen er fullt kapabel til å utføre sine oppgaver og når risikoen for store feil er minimal.

Forsikre deg om at medarbeiderne vet hvilke myndigheter og hvilke grunnleggende verdier de har å holde seg til innenfor prosjektet/oppgaven. Da slipper medarbeideren stress rundt uklare spilleregler og du er trygg på at dere er enige om felles rammer.

Ha fokus på resultatet
Når du har delegert en oppgave skal du ikke legge deg opp i detaljer vedrørende gjennomføringen. Hvordan oppgaven løses er medarbeiderens sak, du skal ha fokus på målet og gir råd bare når du blir bedt om det. Ellers kan medarbeideren fort bli uengasjert og slutte å ta initiativ. Stol på at jobben blir korrekt utført selv om den ikke løses akkurat slik du ville løst den.

Oppfølging
Sørg for at du og din medarbeider har felles forståelse for oppgaven personen skal løse. Sett opp rammer for prosjektet i forkant og bli enige om rapportering underveis. Fremstill dette som en del av delegeringsprosessen. I slike møter kan dere avstemme arbeidet og medarbeideren kan be om tips og råd eller det er avgjørelser dere må ta sammen. Da kan medarbeideren gjennom delegeringen oppnå en positiv utvikling. Berøm konkrete resultat og forklar medarbeideren hvordan denne personens bidrag påvirker bedriftens totale fremgang, dette kan bidra til å øke effektiviteten og motivasjonen.

Tre punkter for bra feedback:

1. Du kommenterer det utførte arbeidet, ikke personen
Hvis prosjektet går bra er oppfølgingen sjelden et problem. Hvis medarbeideren har misforstått må du fortelle hva som er feil og hvordan du ville ha det. Kanskje har medarbeideren selv et forslag til løsning.
2. Vær presis i uttalelsene dine
Ikke si i allmenne ordelag at du er misfornøyd med resultatet men fortell hva som må utvikles, gjøres eller forbedres.
3. Fremfør din egen mening, ikke andres
Skyld ikke på hva din egen sjef eller andre synes, men stå for det du selv mener.

Unngå misforståelser
Ikke alle oppgaver kan delegeres, enkelte saker forventer din overordnede at du tar tak i selv. For å unngå misforståelser og for å være tydelig ovenfor dine medarbeidere er det nødvendig å vite hva din leder forventer av deg i form av leveranser og hvilke oppgaver du må håndtere selv.

Enkelte medarbeidere ønsker sine oppgaver forklart i detalj mens andre ønsker en kort innføring. Nyansatte kan trenge mer innføring enn andre. Tilrettelegg instruksjoner for oppgavene etter hvem som skal løse oppgaven.

Vær tydelig
- Beskriv målet enkelt og greit
- Definer hva som skal gjøres, bruk ord som gjør målet synlig
- Foretell hvorfor dette er viktig og hvorfor dette må gjøres nå
- Gå igjennom hva som skal gjøres
- Sjekk at alle har den informasjonen de trenger for å utføre jobben

Husk at når du delegerer skal medarbeiderne forsikre deg om at de klarer oppgavene de har takket ja til, da har medarbeiderne overtatt ansvaret for denne oppgaven. De skal forsikre deg om at de klarer dette og være en støtte for deg.

Tips for å unngå misforståelser
- Finn ut hvilke forventinger din leder har til leveransen
- Definer og beskriv hver enkelt oppgave nøye og definer hvem som skal ha ansvar hva
- Be om at medarbeiderne repeterer instruksjonene så du er sikker på at de har forstått hva som forventes av dem
- Vær tydelig når du setter tidsrammer for når en oppgave skal være ferdig
- Fortell hva som er budsjett for prosjektet

Riktig verktøy og god støtte
Alt kan ikke løses med riktig verktøy, det er viktig at det delegeres til rett person med rett kompetanse. Når du delegerer gir du dine medarbeidere økt ansvar, noe de vil vokse på. Men glem ikke å forsikre deg om at de har de nødvendig verktøy for å utføre oppgavene. Kanskje trengs det oppgradering av PCer, ny programvare eller et kurs i å bruke den aktuelle programvaren.

Vær oppmerksom på at delegering krever personlighetstilpasset lederskap. Vær lydhør for medarbeidere som ber om ekstra støtte og de som føler at det blir for mye detaljstyring. Men, medarbeiderne har selv ansvar for å be om hjelp hvis de står fast. Når du blir spurt om råd, ikke grav deg ned i detaljene men hjelp personen til å finne løsningen selv. Da utvikler du kreativiteten deres. Når du er godt i gang med delegeringen og opplever at dine medarbeidere klarer seg kan du fokusere på det positive. Bruk din tid til å styre arbeidet, utvikle enhetens strategier og sette nye mål. Evaluer hva som gikk bra og hva som kan forbedres.

Oppsummering
Suksessfull delegering bygger på en god struktur og spilleregler for arbeidet. At du er tydelig i ditt budskap og følger opp arbeidet. Medarbeiderne må også ha riktig verktøy og støtte for å kunne utføre oppgavene. Din jobb som leder er å styre arbeidet og komme med passe store utfordringer til dine medarbeidere, og belønne disse for god innsats.

Kilde: Chef