Kan god ledelse utøves over store avstander?

Av HR Norge red.

Distanse har både en fysisk side som handler om nærvær og en mental side som går mer på lederens forståelse av og medarbeiderens holdninger til ledelse. Tradisjonelt i mange virksomheter er ledelse å være ”tett på”, være oppgaveorientert, instruerende, ha regler og normer for ting, måle og ha kontroll. Fysisk kan det være at man er spredt i samme hus, spredt geografisk (avdelingskontorer), hjemmekontor, selgere som reiser, konsulentoppdrag ute av bedriften eller skiftarbeid. Men å være fysisk ”tett på” trenger ikke være det samme som at man trenger være det som leder, dette avhenger av hvor selvgående medarbeideren er.
Ved fysisk avstand kan det av og til gå lang tid mellom at leder og medarbeider møtes, og en del ledere kan bekymre seg om hvor vidt medarbeiderne gjør det de skal.

Ledere med fysisk distanse bekymrer seg blant annet for:
•    Hvordan vet jeg at de gjør de oppgaver de skal?
•    Hvordan sikrer jeg at de er oppdaterte på virksomhetens intern kunnskap og strategi?
•    Hvordan kan jeg best hjelpe mine medarbeidere fra avstand og når skal jeg hjelpe?
•    Når skal jeg la være å hjelpe?

Om man går fra å være samlokalisert til distansert krever dette en omstilling både av leder og medarbeider. En leder skal få frem det beste i medarbeideren, gi ros og anerkjennelse, utfordre og utvikle. De klassiske utfordringene i dette samspillet er å skape resultater sammen uten fysisk å være sammen. Forskning viser også at mye avhenger av hvordan den enkelte ledes, å gi tillit avler ansvar, å utøve kontroll avler ansvarsløshet. En forutsetning for å kunne jobbe selvstendig og ledes fra avstand er at medarbeideren tar ansvar, er faglig dyktig og i stand til å jobbe på egen hånd uten å detaljstyres.

En klassisk ledelsesteori sier at du skal motivere dine medarbeidere, lede de situasjonsbestemt og bygge relasjoner. Motivasjonsteorier i distanseledelse vil være at medarbeidere som kan jobbe på denne måten motiveres av frihet, suksess i hverdagen og at de ser meningen i sitt eget arbeide. Om lederen da er i stand til å støtte sine medarbeidere i å lykkes i hverdagen skal det gå fint å motivere på distanse.
Å lede situasjonsbestemt betyr at man som leder må ta utgangspunkt i medarbeiderens selvstendighet og faglige dyktighet i jobben. Utgangspunktet vil være om du skal være instruerende, trenende, støttende eller delegerende.
Relasjoner skaper trygghet og er viktig for å forstå hverandre, lese hverandres små signaler, holde avtaler og løfter samt avklare forventninger og beholde integritet. Relasjoner tar akkurat som muskler tid å bygge – og de svekkes når de ikke blir vedlikeholdt. Derfor er fokuset på vedlikehold av relasjoner et viktig element ovenfor de som distansestyres.

For å utøve god ledelse på avstand kan det være greit å reflektere over og ta litt stilling til følgende tre spørsmål: Hvem er de jeg leder på avstand? Hvilke utfordringer ligger i dette? Hvilke nye tiltak bør jeg iverksette?

Når du ikke er samlokalisert med dine medarbeidere er det vanskelig å kjenne på pulsen hva som rører seg. Du blir helt av hengig av at den ansatte selv melder i fra hvordan de har det og om ting går som det skal. Det er vanskelig å vurdere om denne har det greit med oppgavene, om det er for stort press, om den leverer godt eller kunne levert bedre/mer.
For å dekke opp for noe av dette kan dere ha regelmessig telefonkontakt og benytte virtuelle møterom som Skype, dette er møteplasser hvor dere begge har udelt oppmerksomhet mot hverandre. Når dere møtes fysisk, ta korte møter uten agenda, snakk uformelt om det som rører seg på arbeidsplassen og ute hos medarbeideren. Den ansatte som distanseledes trenger rammer og rapporteringssystemer som sikrer at arbeidet utføres tilfredsstillende og at medarbeideren er trygg på at denne fyller rollen sin. Avhold regelmessige felles telefonmøter som erstatning for ukentlige fellesmøter for arbeidsrelaterte temaer og planlegging for avdelingen/teamet.

Kilde: Ledelse i Udvikling.