Dele sensitiv informasjon - eller ikke?

Av HR Norge red.

Gruer du deg til å dele en nyhet, eller utsetter en samtale du vet du må ta? Tenk over hvorfor. Får du skyldfølelse på grunn innholdet i informasjonen du må dele, eller er du redd den som mottar informasjonen skal bli sint på deg? Forbered deg godt og vær komfortabel med motivet ditt for å dele informasjon. Har teamet, eller en enkeltperson gjort en utilfredsstillende jobb, må du konfrontere dette for å oppnå en forbedring. Uten denne informasjonen fratas de muligheten til å gjøre en bedre jobb. Medarbeiderne må kunne stole på at du gir de nødvendig informasjon, spesielt når dette påvirker deres karriere eller arbeidssituasjon. Er du åpen nok vil du også få forståelse i situasjoner hvor du bare kan gi en begrenset mengde informasjon, det er jo ikke alltid man kan fortelle alt.

I privatlivet har vi alle forskjellige tilnærminger til hva vi ønsker å dele med andre og hvordan vi gjør det. Noen er som en åpen bok mens andre er lukket og holder ting for seg selv. I jobben må man finne balansen, er du for privat og lukket kan det tenkes dine medarbeidere ikke får den informasjonen de trenger for å gjøre en god jobb. Er du for åpen og øser ut alt for mye informasjon risikerer du å fremstå som uprofesjonell. Deler du mye unødig informasjon kan dette virke forvirrende da medarbeiderne ikke ser dette som relevant for sin jobb. Er du i tvil om du skal dele informasjon med dem du er leder for bør du gå litt i deg selv og tenke over hva som er hensikten og motivet for å dele.

Når du skal formidle budskap med negativt innhold kan det være lurt å legge inn en grad av positivitet og håp. Har virksomheten gått glipp av en stor ordre og kanskje arbeidsplasser står i fare, kan du vise optimisme rundt andre store anbud dere venter en avgjørelse på. Men vær varsom med å gi falske håp, det virker bare mot sin hensikt.

Vær også varsom med å dele for mye, i alle fall på tidspunkt hvor du selv ikke har all nødvendig informasjon i saken. Bryt ned informasjonen du selv har mottatt og sorter ut hva dine medarbeidere trenger å vite og hva som bare skaper støy og forvirring. Gir du for mye ufullstendig informasjon kan denne fort skape negativitet og uro, medarbeidere tolker gjerne dette til egne sannheter som kan være vanskelig og avsanne i etterkant.
Det finnes også tider da du ikke skal videreformidle, enten på grunn av virksomhetens policy eller det er pålegg fra toppleder om å holde tett. Om du føler at dette blir helt feil ovenfor dine medarbeidere må du ta saken oppover i ledelsen og argumentere for hvorfor denne informasjonen bør deles. Men uten tillatelse ovenfra må du aldri dele sensitiv informasjon, det kan koste deg jobben.

Prinsipper i deling av sensitiv informasjon:

• Spør deg selv hvorfor du ønsker, eller ikke ønsker å dele informasjon
• Prøv å være åpen når det er mulig
• Legg frem informasjon på en måte som gir mottakerne mulighet til å håndtere situasjonen, og vite hva de selv kan gjøre med den
• Ikke hold tilbake informasjon fordi du ikke vet hvordan du skal legge den frem, finn en som kan hjelpe deg å forme budskapet og forberede deg i forkant
• Du skal aldri utfordre virksomhetens policy når du ønsker å dele noe du har blitt bedt om ikke å dele.  

 

Kilde: Harvard Business Review